Konkurs Pune: Drejtor Operacional (COO)

Kompania: Docman LLC
Lokacioni: Lipjan, Kosovë
Afati i aplikimit: 11.07.2025
Pozita: Me kohë të plotë, Rol drejtues operacional

Profili i Kompanisë: Docman LLC

DOCMAN LLC është kompania e parë dhe më e besuar në Kosovë në fushën e menaxhimit të dokumenteve, duke ofruar zgjidhje të sigurta dhe efikase për të gjithë ciklin jetësor të dokumentit. E themeluar në vitin 2009 dhe e vendosur afër Prishtinës, DOCMAN është partner ekskluziv dhe mbajtëse e franshizës së REISSWOLF International, një grup lider në Evropë për menaxhimin e dokumenteve me prezencë në mbi 30 shtete.

Shërbimet tona kryesore përfshijnë:

• Arkivimi fizik i dokumenteve
• Shkatërrimi i sigurt i dokumenteve
• Digjitalizimi i dokumenteve dhe menaxhimi i të dhënave
• Projektimi dhe ndërtimi i objekteve arkivore
  

DOCMAN shërben një gamë të gjerë klientësh që përfshijnë: institucione financiare, institucione publike, sektorin e shëndetësisë, kompani të mëdha dhe të mesme, kompani IT, si dhe profesionistë të pavarur si juristë, kontabilistë dhe mjekë.

Duke zbatuar standardet më të larta të sigurisë, teknologjinë më moderne dhe zgjidhje miqësore për ambientin, DOCMAN garanton konfidencialitet të plotë dhe shërbime të besueshme për klientët e saj. Si pjesë e rrjetit REISSWOLF, ne zbatojmë praktikat më të mira ndërkombëtare në çdo aspekt të punës sonë.

Adresa: Magjistralja Prishtinë–Shkup, km 12, Konjuh/Lipjan, Republika e Kosovës
Web: www.reisswolf-ks.com
Email: kaltrina@docman-ks.com| Tel: +383 (48) 847 460

Përmbledhje e Pozitës

Po kërkojmë një Drejtor Operacional (COO) të përgjegjshëm, të organizuar dhe praktik për të udhëhequr dhe optimizuar operacionet ditore të Docman LLC. COO do të sigurojë ofrim të suksesshëm të shërbimeve, menaxhim të logjistikës dhe objekteve, dhe do të mbikëqyrë stafin dhe proceset në të gjitha linjat tona të biznesit. Kjo është një pozitë udhëheqëse e rëndësishme që kërkon përvojë praktike, aftësi koordinimi dhe qasje të orientuar në rezultate.

Përgjegjësitë Kryesore

Mbikëqyrja Operacionale

• Mbikëqyrja e operacioneve të përditshme në të gjitha shërbimet: arkivim, shkatërrim, digjitalizim dhe ndërtim objektesh arkivore
• Sigurimi i realizimit të kërkesave të klientëve si rikthim dokumentesh, ofrim kontejnerësh të sigurt dhe digjitalizim në vend apo në objektet tona
  

Logjistikë & Infrastrukturë

• Menaxhimi i flotës së automjeteve, objekteve të ruajtjes dhe pajisjeve teknike
• Koordinimi i mirëmbajtjes dhe përdorimit të pajisjeve si skanerë, makineri për shkatërrim, etj.
  

Dorëzimi i Shërbimeve & Monitorimi

• Monitorimi i cilësisë dhe afateve të projekteve të realizuara për klientët
• Planifikimi dhe organizimi i ekipeve operacionale dhe mjeteve për secilin projekt
  

Koordinimi i Ekipeve

• Udhëheqja e ekipeve operacionale përfshirë: shoferët, teknikët e digjitalizimit, personelin e shkatërrimit dhe mbikëqyrësit e ndërtimit
• Mbështetja e performancës, trajnimeve dhe llogaridhënies së stafit
  

Standardet & Pajshmëria

• Zbatimi i procedurave të kompanisë dhe sigurimi i pajtueshmërisë me standardet e sigurisë
• Bashkëpunimi me CEO për përmirësime në cilësi dhe politika të brendshme
  

Raportim & Planifikim

• Përgatitja e raporteve të rregullta për menaxhmentin e lartë
• Mbështetja në planifikimin strategjik, buxhetim dhe përmirësim të proceseve
  

Profili i Kandidatit

Përvoja e preferuar:

• Minimum 3–5 vite përvojë në: operacione, logjistikë, magazinim, koordinim ndërtimi apo menaxhim shërbimesh
• Përvojë në menaxhimin e ekipeve, aseteve apo logjistikës në çfarëdo industrie
  

Arsimimi:

• Diploma bachelor preferohet, por nuk është e domosdoshme
• Arsimi profesional në logjistikë, IT, inxhinieri apo menaxhim është përparësi
  

Aftësi dhe cilësi:

• Aftësi të forta koordinimi dhe punë në më shumë drejtime njëkohësisht
• Qasje praktike dhe e orientuar në zgjidhje
• Njohuri bazike mbi logjistikën, mirëmbajtjen dhe planifikimin
• I besueshëm, me përpikëri dhe përgjegjësi të lartë
• Njohja e mjeteve IT dhe softuerëve për ndjekjen e proceseve është përparësi
• Njohja e gjuhës shqipe; njohuri pune në gjuhën angleze
  

Çfarë Ofrojmë

• Pagë konkuruese dhe bonuse në bazë të performancës
• Rol udhëheqës me hapësirë për zhvillim dhe inovacion
• Ambient pune dinamik dhe mbështetje institucionale
• Mundësi për të punuar me sektorë të ndryshëm në treg
  

Si të Aplikoni

Ju lutemi dërgoni CV-në dhe një letër motivimi të shkurtër në : kaltrina@docman-ks.com me subjektin:
“Aplikim – Drejtor Operacional”
Vetëm kandidatët e përzgjedhur do të kontaktohen për intervistë.
----------------------------------
Job Vacancy: Chief Operations Officer (COO)

Company: Docman LLC
Location: Lipjan, Kosovo
Application Deadline: 11.07.2025
Type: Full-time, Senior Operational Role

Company Profile: Docman LLC

DOCMAN LLC is Kosovo’s first and most trusted company in the field of document management, offering secure and efficient solutions for the full document lifecycle. Established in 2009 and based just outside Prishtina, DOCMAN is a franchisee and exclusive partner of REISSWOLF International, a leading European document management group with presence in over 30 countries.

Our core services include:

• Physical Document Archiving
• Secured Document Destruction
• Document Digitization and Metadata Management
• Design and Construction of Archive Facilities

DOCMAN serves a diverse client base that includes financial institutions, public sector agencies, healthcare providers, large and mid-sized enterprises, IT companies, and professionals such as lawyers, accountants, and doctors.

With strong security protocols, state-of-the-art hardware and software, and modern, environmentally responsible processes, DOCMAN guarantees the highest confidentiality and service reliability. As part of the REISSWOLF network, we uphold international best practices and standards in all aspects of our operations.

Head Office: Magjistralja Prishtinë–Shkup, km 12, Konjuh/Lipjan, Republic of Kosovo
Website: www.reisswolf-ks.com
Email: kaltrina@docman-ks.com|
Phone: +383 (48) 847 460

Position Overview

We are seeking a reliable, hands-on, and highly organized Chief Operations Officer (COO) to lead and optimize the day-to-day operations of Docman LLC. The COO will ensure efficient service delivery, manage logistics and facilities, and oversee staff and processes across all business lines. This is a key leadership position that requires strong practical experience, leadership, and operational discipline.

Key Responsibilities

Operational Oversight

• Supervise daily operations in all service areas, including archiving, shredding, digitization, and facility construction.
• Ensure smooth execution of client service requests such as document retrieval, secure container delivery, and on-site/off-site digitization.

Logistics & Infrastructure

• Manage logistical activities, vehicle use, storage facilities, and technical equipment.
• Coordinate maintenance and usage of assets including scanners, shredders, and archive materials.

Service Delivery & Monitoring

• Monitor quality and timelines for projects and services delivered to clients.
• Ensure effective scheduling of operational teams and vehicles across multiple sites.

Team Coordination

• Lead teams of operational staff including drivers, digitization technicians, shredding personnel, and construction supervisors.
• Support performance, training, and accountability across all teams.

Standards & Compliance

• Apply company procedures and ensure compliance with safety and security protocols.
• Coordinate with the CEO on implementing quality assurance policies and improvements.

Reporting & Planning

• Prepare regular operational reports and updates for senior management.
• Support strategic planning, budgeting, and service optimization efforts.

Candidate Profile

Preferred Experience:

• Minimum 3–5 years in: operations, logistics, warehousing, construction coordination, or service delivery role (one or many of the roles mentioned).
• Experience managing teams, assets, or logistics in any business sector.

Education:

• Bachelor’s degree preferred, but not mandatory.
• Technical or vocational education in logistics, IT, engineering, or business is a plus.

Skills & Attributes:

• Strong coordination and multitasking skills
• Practical, solution-oriented mindset
• Basic understanding of logistics, maintenance, and scheduling
• Reliable, trustworthy, and detail-oriented
• Familiarity with IT tools and workflow tracking software is an advantage
• Fluent in Albanian; English at working level

What We Offer

• Competitive compensation and opportunities for performance-based bonuses
• A leadership role with room for growth and innovation
• Dynamic work environment with strong institutional support
• The opportunity to work across multiple industries (public and private)

How to Apply

Please send your CV and a short cover letter to kaltrina@docman-ks.com. with the subject line:
“Application – Chief Operations Officer”
Only shortlisted applicants will be contacted for interviews.