VoRAE –TERMAT TË REFERENCËS (ToR)

Për angazhimin e kompanisë për zhvillimin e një platforme elektronike për monitorimin e përfituesve të bursave të shkollave të mesme të larta

1. Sfondi

OJQ “Zëri i Romëve, Ashkalinjve dhe Egjiptianëve” (VoRAE), me seli në Prishtinë, është organizatë jofitimprurëse që kontribuon në përmirësimin e kushteve të jetesës dhe avancimin e integrimit shoqëror të komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në Kosovë, përmes ndërhyrjeve në arsim, punësim, banim dhe avokim për të drejtat e tyre.

Në kuadër të politikave publike për përfshirje në arsim, Ministria e Arsimit dhe Shkencës (MASh) ofron bursa për nxënësit e shkollave të mesme të larta nga komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian, me synim rritjen e vijueshmërisë dhe suksesit në arsim.

Megjithatë, mungesa e një sistemi të integruar për monitorimin e përfituesve kufizon transparencën dhe llogaridhënien në përdorimin e bursave, si dhe vështirëson identifikimin në kohë të rrezikut për braktisje të shkollimit. Në këtë kontekst, nevojitet një zgjidhje digjitale që mundëson gjurmim sistematik të përfituesve, verifikim të përdorimit të bursave sipas qëllimit dhe monitorim të progresit në arsim.

2. Qëllimi i Detyrës

Qëllimi i kësaj detyre është zhvillimi dhe funksionalizimi i një platforme elektronike të integruar, e cila do të mundësojë menaxhimin sistematik, monitorimin e vazhdueshëm dhe analizën e të dhënave lidhur me përfituesit e bursave të ofruara nga Ministria e Arsimit dhe Shkencës(MASh) për nxënësit e komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në Kosovë.

Platforma synohet të shërbejë si një instrument i besueshëm për rritjen e transparencës dhe llogaridhënies në administrimin e bursave publike, duke mundësuar gjurmimin e saktë të përfituesve dhe verifikimin nëse mbështetja financiare po shfrytëzohet në përputhje me qëllimin për të cilin është dhënë. Në të njëjtën kohë, sistemi do të krijojë mundësi për mbledhjen dhe përditësimin e rregullt të të dhënave mbi vijueshmërinë në shkollë, performancën akademike dhe faktorët që ndikojnë në rrezikun e braktisjes së shkollimit.

Përmes funksionaliteteve të tij, platforma do të kontribuojë në ofrimin e bazës të qëndrueshme të të dhënave për analizë, raportim dhe vendimmarrje të informuar, si në nivel institucional ashtu edhe në hartimin e politikave arsimore dhe sociale.

Në këtë kuadër, platforma nuk synon vetëm digjitalizimin e të dhënave ekzistuese, por krijimin e një mekanizmi funksional dhe afatgjatë për monitorimin e ndikimit të bursave në rritjen e përfshirjes, vijueshmërisë dhe suksesit të nxënësve nga komunitetet përkatëse në arsimin e mesëm të lartë.

3. Fusha e Punës / Detyrat

Kompania do të ndërmarrë detyrat e mëposhtme:

1. Të kryejë analizën e detajuar të nevojave funksionale dhe teknike, në koordinim me VoRAE dhe palët relevante (përfshirë MAShTI-n dhe institucionet arsimore).
2. Hartimin e dizajnit konceptual të platformës (mockup) dhe specifikimeve funksionale dhe teknike, duke përfshirë arkitekturën e sistemit, strukturën e databazës dhe rrjedhat e proceseve.
3. Të zhvillojë platformën elektronike për monitorimin e përfituesve të bursave, e cila mundëson regjistrimin, përditësimin dhe menaxhimin e të dhënave të përfituesve.
4. Të zhvillojë funksionalitete për raportim periodik dhe gjenerim të raporteve analitike dhe statistikore për qëllime monitorimi dhe vendimmarrjeje.
5. Të implementojë mekanizma për validimin dhe verifikimin e të dhënave të vendosura në sistem, në bashkëpunim me përdoruesit institucionalë.
6. Të sigurojë zhvillimin e sistemit të menaxhimit të përdoruesve dhe niveleve të qasjes, në përputhje me rolet dhe përgjegjësitë e tyre.
7. Të sigurojë që platforma përmbush standardet e sigurisë së të dhënave dhe mbrojtjes së privatësisë, në përputhje me praktikat dhe legjislacionin relevant.
8. Të kryejë testimin funksional dhe teknik të platformës, si dhe të adresojë të gjitha gabimet dhe mangësitë e identifikuara.
9. Të përgatisë manualin e përdorimit dhe dokumentacionin teknik të platformës.
10. Të ofrojë trajnime për stafin e VoRAE dhe MASH dhe përdoruesit relevantë për përdorimin e platformës.
11. Të ofrojë mbështetje teknike pas implementimit të platformës për një periudhë 1-vjeçare.

4. Rezultatet e pritura

Kompania do të prodhojë rezultatet e mëposhtme:

• Rezultati 1: Dokument i analizës së kërkesave dhe specifikimeve funksionale dhe teknike të platformës, i validuar me VoRAE dhe palët relevante institucionale
• Rezultati 2: Dizajni konceptual i platformës (mockup), i zhvilluar dhe i aprovuar nga VoRAE dhe Ministria e Arsimit dhe Shkencës (MASh)
• Rezultati 3: Platformë elektronike funksionale për monitorimin e përfituesve të bursave, e cila mundëson regjistrimin dhe menaxhimin e të dhënave, ndjekjen e vijueshmërisë në shkollë dhe identifikimin e rasteve me rrezik për braktisje
• Rezultati 4: Funksionalitete të integruara për raportim dhe transparencë, duke përfshirë gjenerimin e raporteve analitike dhe mekanizma për verifikimin e të dhënave dhe përdorimit të bursave
• Rezultati 5: Platformë e testuar, e dokumentuar dhe e gatshme për përdorim, e shoqëruar me manual përdorimi dhe trajnime për përdoruesit relevantë

Çdo produkt i dorëzuar duhet:

• të dorëzohet në formatin e rënë dakord,
• respektoni afatin e përcaktuar në planin e punës,
• përmbushin standardet e cilësisë VoRAE.

5. Raportimi dhe Koordinimi

Kompania do t’i raportojë Zyrtarit të Lartë të Programit të Edukimit në VoRAE, i cili do të veprojë si pika kryesore e kontaktit dhe koordinimit gjatë gjithë zbatimit të detyrës.

Komunikimi ndërmjet palëve do të zhvillohet në mënyrë të rregullt përmes takimeve koordinuese dhe përditësimeve periodike mbi progresin e punës.Kompania do të sigurojë që të gjitha fazat e zhvillimit të reflektojnë kërkesat dhe komentet e VoRAE, si dhe inputet relevante nga institucionet partnere, përfshirë MAShTI-n.

6. Kohëzgjatja e Detyrës
Periudha e pritur e zbatimit të detyrës është nga:
Data e fillimit: 15 maj 2026

Kompania duhet të propozojë numrin e ditëve të punës të nevojshme për të përfunduar detyrën, të justifikuar në përputhje me metodologjinë e tij dhe nivelin e propozuar të përpjekjeve.

7. Kualifikimet e kërkuara

Kompania duhet të përmbushë kërkesat e mëposhtme:

• Të dëshmojë kapacitete profesionale dhe teknike për projektimin dhe zhvillimin e sistemeve digjitale, përmes stafit të kualifikuar dhe përvojës në realizimin e projekteve të ngjashme.
• Minimumi 3 vjet përvojë relevante në zhvillimin e platformave digjitale, aplikacioneve ose sistemeve të informacionit për menaxhim dhe përpunim të të dhënave.
• Ekspertizë e demonstruar në zhvillimin e zgjidhjeve për monitorim dhe raportim, përfshirë sisteme me funksionalitete për menaxhim të përdoruesve, analizë të të dhënave dhe gjenerim të raporteve.
• Aftësi për të propozuar dhe implementuar zgjidhje teknike të përshtatshme (p.sh. platformë web, aplikacion ose sistem tjetër), në përputhje me kërkesat funksionale dhe nevojat e përdoruesve.
• Aftësi të forta analitike dhe kapacitet për komunikim dhe koordinim efektiv me palët e interesit.
• Përvojë në zhvillimin e sistemeve të ngjashme funksionale (p.sh. në sektorin e arsimit, administrimit publik ose sisteme të menaxhimit të përfituesve) konsiderohet avantazh.
• Kërkesa të tjera (opsionale): përvojë në zhvillimin e sistemeve me mekanizma për verifikim të të dhënave, siguri të avancuar të informacionit dhe funksionalitete për monitorim të vijueshmërisë ose identifikim të rrezikut të braktisjes së shkollimit.

8. Procedura e Aplikimit

Aplikantët (kompani) duhet të dorëzojnë dokumentet e mëposhtme:

1. Profilin e kompanisë, duke përfshirë:
   • Certifikatën e regjistrimit të kompanisë
   • Kopje të CV-ve të stafit kyç të angazhuar në projekt
     
2. Propozim metodologjik, duke përfshirë:
   • qasjen për realizimin e detyrës,
   • mjetet dhe teknologjitë e propozuara,
   • planin e punës dhe fazat e implementimit,
   • arsyetimin e numrit të ditëve të punës
     
3. Oferta financiare, duke përfshirë:
   • çmimin e propozuar ditor,
   • numrin e ditëve të propozuara,
   • shumën totale (bruto)
4. Shembuj të punëve të mëparshme relevante) që dëshmojnë përvojë në zhvillimin e sistemeve të ngjashme

9. Deklarata e Vlerës për Paratë (E Detyrueshme)

VoRAE nuk publikon kufijtë e buxhetit ose numrin e pritur të ditëve të punës për detyrat e ekspertëve. Aplikantët duhet të propozojnë ofertën e tyre financiare, duke përfshirë tarifën ditore dhe numrin e ditëve, të justifikuara sipas metodologjisë së tyre. VoRAE vlerëson propozimet financiare bazuar në konkurrueshmëri, realizëm dhe vlerë të përgjithshme për paratë.

10. Vlerësimi dhe Pikëzimi (I detyrueshëm)

Të gjitha aplikimet do të vlerësohen duke përdorur kriteret standarde të pikëzimit VoRAE:

Aplikantët duhet të plotësojnë pragun minimal të cilësisë për t'u marrë në konsideratë.

11. Kërkesat Etike, të Konfliktit të Interesit dhe të Konfidencialitetit

Kompania e përzgjedhur do të duhet të nënshkruajnë:

• Deklarata e Konfliktit të Interesit dhe Paanshmërisë (Shtojca IV)
• Klauzolat e konfidencialitetit kontraktual
• Dokumente të tjera të pajtueshmërisë sipas kërkesës

Çdo konflikt interesi - real apo i perceptuar - duhet të deklarohet menjëherë.

12. Pajtueshmëria me Rregulloret VoRAE

Kjo detyrë kryhet në përputhje të plotë me rregulloret dhe politikat e brendshme të VoRAE.

13. Afati i fundit për dorëzim

Aplikimet duhet të dorëzohen elektronikisht në:
Email: [email protected]
Afati i fundit: 07 / 05 / 2026 në orën 23:59

Dorëzimet e vonuara nuk do të merren në konsideratë.

14. Kontakti

Për sqarime, kontaktoni:
Emri: Bajram Ilazi
Pozicioni: Zyrtar i lartë i programit
Email: [email protected]