VoRAE – TERMAT E REFERENCËS (ToR)

Për Angazhimin e Ekspert(it/ëve) për Forcimin e Strukturave të Brendshme të Rrjetit të OJQ-ve për Avancimin e të Drejtave të Komuniteteve Rom, Ashkali dhe Egjiptian dhe Luftimin e Diskriminimit Etnik në Kosovë

1. Sfondi

Rrjeti i OJQ-ve për Avancimin e të Drejtave të Komuniteteve Rom, Ashkali dhe Egjiptian dhe Luftimin e Diskriminimit Etnik në Kosovë synon të forcojë më tej kapacitetet e tij të brendshme për të siguruar funksionim të qëndrueshëm, efektiv dhe profesional. Forcimi i udhëzimeve për menaxhimin e burimeve njerëzore, strukturave operative, strategjive financiare dhe koordinimit të brendshëm do të rrisë edhe më shumë ndikimin e rrjetit në promovimin e të drejtave të komuniteteve që përfaqëson.

Ky intervenim synon të zhvillojë dhe implementojë strukturat, udhëzimet dhe instrumentet operative të rrjetit, duke përfshirë:

• Rregullore të brendshme dhe procedura për qeverisje transparente;
• Strategji për qëndrueshmëri financiare dhe mbledhjen e fondeve;
• Struktura operative që përfshijnë menaxhimin e stafit dhe vullnetarëve;

2. Qëllimi i Angazhimit

Qëllimi kryesor është forcimi i kapaciteteve institucionale të rrjetit të OJQ-ve përmes krijimit të strukturave, udhëzimeve dhe instrumenteve të menaxhimit të brendshëm, që do të lehtësojnë koordinimin dhe avancimin e të drejtave të komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në Kosovë.

Objektivat specifike:

1. Hartimi i Rregulloreve të Brendshme për funksionim profesional të OJQ-ve të rrjetit.
2. Zhvillimi i Strategjive për Mbledhjen e Fondeve për qëndrueshmëri financiare.
3. Krijimi i Strukturave të Qeverisjes dhe Operative, duke përfshirë menaxhimin e stafit dhe vullnetarëve.
4. Sigurimi i udhëzimeve dhe manualeve praktike për implementim të qëndrueshëm dhe të koordinuar të rrjetit.
5. Sigurimi i aplikueshmërisë së dokumenteve përmes validimit me OJQ-të anëtare.

3. Fusha e Punës/Detyrat

Eksperti/ja do të ndërmarrë detyrat si më poshtë:

• Rishikim dhe përdorim i baseline analizave ekzistuese të realizuara në angazhimet e mëparshme nga VoRAE;
• Hartim të udhëzimeve dhe manualeve për Rregulloret dhe Strukturat Operative për secilen OJQ, anëtare të Rrjetit;
• Zhvillim të strategjisë për mbledhjen e fondeve, duke përfshirë identifikimin e burimeve financiare, mekanizmat e aplikimit, si dhe përgatitjen e project proposal-eve të përshtatura për secilën OJQ anëtare të rrjetit;
• Krijim të skemave për menaxhimin e stafit dhe vullnetarëve, përfshirë përshkrime të rolit dhe procedura të koordinimit;
  • përshkrimet e roleve (ToR për role të brendshme),
  • linjat e raportimit,
  • mekanizmat e koordinimit dhe komunikimit;
• Organizim i një trajnimi validues me përfaqësuesit e rrjetit për prezantimin, testimin dhe finalizimin e udhëzuesve dhe dokumenteve të zhvilluara;
• Sigurimi që të gjitha dokumentet janë të aplikueshme, të qarta dhe të përdorshme në praktikë nga organizatat anëtare;
• Mentorim individual me OJQ-të anëtare gjatë procesit të adaptimit dhe implementimit të dokumenteve të zhvilluara.

4. Produktet e Pritshme (Deliverables)

Eksperti/ja do të prodhojë:

1. Plan metodologjik i punës, i bazuar në rishikimin e dokumenteve ekzistuese dhe gjetjeve nga intervenimet e mëparshme të VoRAE me OJQ-të anëtare (baseline), duke përfshirë një analizë të përditësuar të gjendjes aktuale dhe qasjen për zhvillimin dhe finalizimin e strukturave të brendshme;
2. Rregullore të brendshme dhe manuale operative për OJQ-të anëtare;
3. Strategji për mbledhjen e fondeve dhe procedura të menaxhimit financiar, duke përfshirë identifikimin e burimeve relevante të financimit, mekanizmat e aplikimit, si dhe përgatitjen e një project proposal-i të personalizuar për secilën OJQ anëtare të rrjetit, të bazuar në fushat e tyre specifike të veprimit dhe përvojën praktike të punës;
4. Dokument i strukturës për menaxhimin e stafit dhe vullnetarëve, duke përfshirë: skemën organizative, përshkrimet e roleve dhe përgjegjësive (job descriptions/ToR), procedurat e rekrutimit dhe angazhimit, linjat e raportimit, si dhe udhëzime praktike për koordinim, komunikim të brendshëm dhe raportim periodik;
5. Mentorim individual për secilën OJQ anëtare, gjatë procesit të adaptimit të dokumenteve dhe manualeve në praktikë;
6. Programi dhe realizimi i një trajnimi me OJQ-të anëtare, që përfshin prezantimin e dokumenteve të zhvilluara, udhëzime për përdorimin e tyre dhe ushtrime praktike për testimin dhe aplikimin në punën e përditshme;
7. Raport përfundimtar mbi procesin, me rekomandime për mirëmbajtje të qëndrueshme dhe avancim të kapaciteteve të rrjetit.

Secili produkt duhet:

• Të dorëzohet në formatin e dakorduar me VoRAE;
• Të respektojë afatet e përcaktuara;
• Të përmbushë standardet e cilësisë dhe të konfidencialitetit.

5. Raportimi dhe Koordinimi

Eksperti/ja do t’i raportojë Zyrtarit të Lartë të Programit të VoRAE. Të gjitha produktet dhe draftet dorëzohen elektronikisht, përveçse kur specifikohet ndryshe.

6. Kohëzgjatja e Angazhimit

• Periudha e zbatimit: deri në tre (3) muaj nga data e nënshkrimit të kontratës.
• Data e fillimit: 15/05/2026.
• Eksperti/ja propozon numrin e ditëve të punës sipas metodologjisë dhe volumit të punës.

7. Kualifikimet e Kërkuara

• Diplomë universitare në Shkenca Politike, Administratë Publike, Menaxhim Organizativ, Sociologji ose fusha të ngjashme;
• 3–5 vite përvojë në menaxhimin dhe forcimin e kapaciteteve të organizatave joqeveritare apo fusha tjera të ngjshme;
• Përvojë në zhvillimin e strukturave të brendshme, rregulloreve, strategjive financiare, si dhe në hartimin e project proposal-eve të përshtatura për organizata joqeveritare;
• Portofol ose shembuj të punës së mëparshme relevante;
• Përvojë pune me rrjete të OJQ-ve dhe/ose me komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian konsiderohet përparësi;
• Aftësi të forta komunikimi dhe koordinimi.

8. Procedura e Aplikimit

Aplikantët duhet të dorëzojnë:

• CV të përditësuar;
• Propozim metodologjik, që përfshin qasjen, metodat e zhvillimit të strukturave dhe planin e punës;
• Ofertë financiare (tarifa ditore, numri i ditëve, shuma totale bruto);
• Portofol ose shembuj të punës së mëparshme.

9. Deklarata për Vlerë mbi Paratë

VoRAE nuk publikon tavane buxhetore apo numër të pritshëm të ditëve të punës. Aplikantët propozojnë ofertën e tyre financiare sipas metodologjisë dhe volumit të punës.

10. Vlerësimi dhe Poentimi

• Ekspertiza Teknike & Kualifikimet – 40 pikë
• Metodologjia & Kuptimi i Detyrës – 30 pikë
• Oferta Financiare & Vlera për Paratë – 20 pikë
• Intervista (kandidatët e përzgjedhur) – 10 pikë
  Totali: 100 pikë

11. Kërkesat për Etikë, Konflikt Interesi dhe Konfidencialitet

Eksperti/ja do të nënshkruajë:

• Deklaratë për Konflikt Interesi & Paanshmëri;
• Klauzola kontraktuale për konfidencialitet;
• Dokumente të tjera përputhshmërie sipas kërkesës.

12. Përputhshmëria me Rregulloret e VoRAE

Ky angazhim zhvillohet në përputhje të plotë me rregulloret dhe politikat e brendshme të VoRAE.

13. Afati për Dorëzim

Dorëzimi elektronik në: [email protected]
Afati për Aplikim: 05/05/2026, ora 16:00.
Dorëzimet pas afatit nuk do të shqyrtohen.

14. Kontakti

Emri: Senad Ibishi
Pozita: Zyrtar i Lartë i Programit
Email: [email protected] ose [email protected]