Terms of Reference (ToR)

Short-Term Expert: Expert for Technical Follow-up for Child-Friendly Digital Reporting App (Tdh Child Participatory Approach)

Project/Action: Digital Platform for Reporting and Combating Child Violence – Kosovo
Contracting Authority: European Commission (through the Action grant)

Lead Applicant: Terre des hommes Lausanne, Foundation in Kosovo (TdhK)
Co-Applicant: Coalition of NGOs for Child Protection (KOMF)

1) Background and rationale

TdhK, with KOMF and institutional stakeholders, will design, develop and pilot a child-friendly digital reporting application that enables children and witnesses to safely report violence and rights violations, in alignment with Kosovo’s child protection framework and strong data-protection requirements. The application will be developed through Tdh’s child participatory approach, including structured consultations with children (FGDs) and coordination meetings with key child protection and digital governance stakeholders to ensure compliance, usability, and sustainability.

To ensure a high-quality procurement process and robust technical oversight of the selected software development company, Tdh Kosovo will engage a Short-Term Technical Expert to develop the technical terms of reference for the application service provider and to provide technical oversight during implementation, ensuring compliance with agreed technical, safeguarding, data protection, and quality standards.

This activity is made possible within the framework of the project “Digital Platform for Reporting and Combating Violence against Children”, a project funded by the European Union and managed by the EU Office in Kosovo, which is implemented by Terre des hommes in Kosovo in partnership with the Coalition of NGOs for the Protection of Children in Kosovo – KOMF.

The project “Digital Platform for Reporting and Combating Violence against Children”, is a project funded by the European Union and managed by the EU Office in Kosovo, which is implemented by Terre des hommes in Kosovo in partnership with the Coalition of NGOs for the Protection of Children in Kosovo – KOMF.

2) Objective of the assignment

To provide specialized technical and procurement support to TdhK by:

1. Preparing technical inputs and documentation to support the tender process for selecting a service provider to design and develop a child-friendly digital solution (mobile application and/or web-based platform).
2. Monitoring and following up the selected company’s delivery to ensure the app meets the required functional, security, child-safeguarding, and compliance standards, and is fit for piloting and future institutional integration.

3) Scope of work and responsibilities

A. Technical preparation (technical + quality + compliance)

The Expert will work closely with TdhK responsible project team.

Key responsibilities:

• Develop/Finalize technical specifications of the ToR for the app development service, ensuring alignment with the Action’s participatory design approach (child consultations and iterative feedback loops).
• Translate programmatic needs into a clear requirements package, covering at minimum:
  • User journeys for children and relevant reporters; child-friendly UX/UI; accessibility and inclusion considerations.
  • Anonymous/confidential reporting flows; safeguarding-by-design; clear risk escalation and referral logic (as applicable to solution scope).
  • Security and privacy-by-design requirements aligned with Kosovo Law on Personal Data Protection and GDPR principles (e.g., encryption, secure storage, role-based access, logging, retention).
  • Interoperability expectations and future integration readiness (e.g., with e-governance infrastructure such as e-Kosova / relevant institutional systems, where applicable).
  • Technical constraints highlighted in the Action (e.g., feasibility for use in local 4G networks and options that enable reporting even when users lack data/internet credit, subject to later agreements with operators).
• Provide technical input for the design and development of the solution, including:
• Defining technical specifications and requirements for the service provider.
• Advising on minimum technical experience and skills needed from the service provider.
• Defining quality assurance expectations, including testing, documentation, secure coding, and handover standards.
• Draft key contractual technical clauses to be included in the package:
  • Deliverables and acceptance criteria (including “definition of done” per milestone).
  • IP/ownership and licensing.
  • SLA/maintenance and bug-fixing warranties.
  • Security requirements, vulnerability handling, and incident response.
  • Data processing terms (if applicable), confidentiality, and child safeguarding requirements.
• Support the process implementation as needed (technical clarifications, Q&A responses, and alignment with rules applied by TdhK).

B. Delivery follow-up and quality assurance during development

• Support the inception/kick-off with the selected company, ensuring shared understanding of requirements, milestones, deliverables, and child participation feedback loops.
• Review and validate key outputs throughout development, including:
  • UX/UI prototypes and user flows (child-friendly and inclusive design).
  • System architecture and security approach (privacy-by-design).
  • Functional modules in staged releases (alpha/beta), ensuring readiness for piloting.
• Establish (with TdhK) a simple QA and acceptance workflow:
  • Milestone-based review checklists.
  • Issue log and resolution tracking.
  • Go/No-Go criteria for piloting readiness.
• Provide technical guidance for usability testing and piloting preparations, ensuring that feedback collected from children and practitioners is translated into actionable change requests for the vendor.

4) Expected deliverables

The Expert will deliver the following (English; Albanian versions if requested by TdhK):

1. Inception Note (3–5 pages)
   • Approach, timeline, assumptions, and required inputs from TdhK.
2. Complete Technical Package
   • Service provider ToR (scope, roles, milestones).
   • Detailed technical specifications/requirements.
   • Data protection & security requirements annex (privacy-by-design checklist).
   • QA/testing and documentation requirements.
   • Evaluation grid/scoring rubric and technical criteria.
   • Draft technical clauses for contract/SLA (as applicable).
3. Technical Evaluation Support Note
   • Technical scoring summary).
4. Delivery Monitoring Notes (milestone-based)
   • Written review notes per milestone (e.g., prototype review, beta review), including required fixes/actions.
5. Final Technical Acceptance & Handover Checklist
   • Confirmation of delivered components (code handover if applicable, admin manuals, user guidance, security checklist, testing evidence, known issues list, warranty/maintenance terms).

5) Timeline and level of effort (days of engagement)

Total level of effort: 15 working days (intermittent)
Estimated implementation window: 3–8 months aligned with app design/development and early piloting preparations under WP1.

Indicative allocation of days (can be adjusted by TdhK within the ceiling):

• Inception and requirements consolidation: 3 days
• technical package drafting (ToR/specs/eval grid/clauses): 5 days,
• Q&A / clarifications: 2 days
• Technical evaluation + recommendation: 2 days
• Vendor kick-off + milestone follow-up/QA (prototype to beta): 2 days
• Final acceptance + handover checklist: 1 day

6) Reporting and coordination

• Contracting entity: TdhK
• Reports to: Project Manager (TdhK)
• Works closely with: Tdh responsible project team.
• Coordination with stakeholders: As needed, the Expert may join technical consultations with relevant institutions/actors engaged for legal and data protection compliance (e.g., relevant privacy/data protection bodies), as guided by TdhK.

7) Required qualifications and skills

Education

• University degree in Computer Science, Software Engineering, Information Systems, Cybersecurity, or related field (advanced degree is an asset).

Experience (minimum)

• 7+ years of proven experience in digital product development and/or technical project management (web/mobile).
• Demonstrated experience drafting technical specifications and ToRs for outsourced software development.
• Proven experience in quality assurance/acceptance of vendor-developed digital solutions.
• Strong understanding of privacy-by-design, security controls, and sensitive-data systems; experience with GDPR-aligned environments is an asset.

Desired / added value

• Experience designing digital solutions for children, safeguarding-sensitive contexts, or public service reporting tools.
• Practical knowledge of participatory / user-centered design processes with children and vulnerable groups.

Core competencies

• Ability to translate program requirements into clear, testable technical requirements.
• Strong documentation skills (ToRs, evaluation matrices, acceptance criteria).
• Excellent communication and facilitation with mixed stakeholders (technical/non-technical).
• High integrity, confidentiality, and risk awareness when working with child protection contexts.

8) Ethical, safeguarding, and confidentiality requirements

• The Expert must comply with Tdh safeguarding standards, child participation ethics, and strict confidentiality rules.
• Any exposure to sensitive information (even in aggregated form) must be handled in line with applicable data protection rules and on a need-to-know basis.

9) Application package (for candidates)

Interested candidates should submit:

• CV (including similar assignments: ToR/spec drafting, child-sensitive digital tools if any)
• Brief technical offer (max 2 pages) describing approach and proposed allocation of days
• Financial offer (daily rate and total for 15 days)
• At least 2 references for comparable work

10) Glossary of technical and professional terms used in the ToR

• Child-friendly digital reporting app
  A digital tool designed so that children can use it safely and easily to report violence, abuse, or rights violations.
• Child participatory approach
  A way of designing the app that actively includes children’s views, feedback, and experiences in the development process.
• Service provider / vendor
  The company or contractor selected to design and develop the app.
• Technical oversight
  Professional supervision of the technical quality of the work carried out by the selected company.
• Compliance
  Making sure that the app and the process follow all required laws, rules, standards, and contractual obligations.
• Functional standards
  The basic functions and features the app must be able to perform.
• Child-safeguarding standards
  Rules and measures to make sure the app and the process protect children from harm, risk, abuse, or misuse.
• Institutional integration
  The possibility for the app to later connect with or be adopted by public institutions or official systems.
• Technical specifications
  A clear description of what the app must do and what technical standards it must meet.
• Requirements package
  A structured set of needs, expectations, and technical conditions that the company must follow when building the app.
• Programmatic needs
  The practical needs of the project from a child protection and service-delivery perspective, which must be translated into technical requirements.
• User journey
  The step-by-step path a user follows when using the app, from opening it to completing an action such as reporting a case.
• UX/UI (User Experience / User Interface)
  UX refers to how easy, clear, and helpful the app feels to use. UI refers to the visual parts of the app, such as screens, buttons, menus, colors, and icons.
• Accessibility
  Designing the app so that it can be used by people with different abilities, needs, or limitations.
• Inclusion considerations
  Ensuring the app can be used fairly and safely by different groups of children, including vulnerable groups.
• Anonymous reporting
  A reporting option that allows a child or witness to submit information without revealing their identity.
• Confidential reporting
  A reporting process where the identity and information of the user are protected and only shared with authorized persons when necessary.
• Safeguarding-by-design
  Building child protection and safety considerations directly into the design of the app from the beginning.
• Risk escalation
  A process for identifying when a report involves urgent or serious risk and must be passed on quickly for action.
• Referral logic
  The built-in rules or pathways that determine where a reported case should be directed for support or response.
• Privacy-by-design
  Making privacy and protection of personal data a core part of the app’s design from the start, not adding it later.
• GDPR principles
  Rules and standards from the General Data Protection Regulation that guide how personal data should be collected, stored, used, and protected.
• Encryption
  A method of protecting information by converting it into a secure format that unauthorized people cannot easily read.
• Secure storage
  Keeping data in a protected way so it cannot be lost, stolen, or accessed by unauthorized persons.
• Role-based access
  A system where different people can access only the information they need for their role.
• Logging
  Keeping an automatic record of important actions in the system, such as who accessed information or made changes.
• Retention
  Rules about how long data is kept before it is deleted or archived.
• Sensitive data systems
  Systems that handle highly confidential information, such as reports involving children, violence, or personal data.
• Data processing terms
  Rules that explain how personal data may be collected, used, shared, stored, and protected.
• Confidentiality
  The obligation to keep sensitive information private and not disclose it without proper authorization.
• Incident response
  The steps taken when there is a security problem, data breach, or other serious technical issue.
• Vulnerability handling
  The process of identifying, fixing, and managing weaknesses in the system that could create security risks.
• Interoperability
  The ability of the app to connect and work with other digital systems or institutional platforms.
• Integration readiness
  Designing the app in a way that makes future connection with other official systems easier.
• E-governance infrastructure
  Digital public systems used by institutions to provide government services electronically.
• e-Kosova
  An example of a digital public service platform that may be relevant for future connection or institutional use.
• Technical constraints
  Practical technical limitations that must be considered, such as network access, device limitations, or internet availability.
• Feasibility for use in local 4G networks
  Making sure the app can work properly under normal mobile network conditions in Kosovo.
• Reporting without data/internet credit
  Possible technical options that would allow users to report even when they do not have enough mobile data or credit.
• Quality assurance (QA)
  The process of checking that the app meets the required quality, safety, and performance standards.
• Testing
  Trying the app in a structured way to verify that it works correctly and safely.
• Secure coding
  Developing software in a way that reduces security risks and protects the system from misuse or attacks.
• Handover standards
  The requirements for properly transferring the final product, documents, and access information to TdhK after development.
• Deliverables
  The concrete outputs that the expert or company must provide, such as documents, prototypes, review notes, or the final product.
• Acceptance criteria
  The agreed conditions that must be met for a deliverable to be approved.
• Definition of done
  A clear explanation of what must be completed for a task or milestone to be considered finished.
• IP / ownership
  Intellectual Property - Who legally owns the product, software, content, code, and materials developed under the contract.
• Licensing
  The terms under which the app, code, or software components can be used, shared, modified, or transferred.
• SLA (Service Level Agreement)
  An agreement that defines the type and level of support, maintenance, and response times the service provider must offer.
• Maintenance
  Ongoing technical support after delivery to keep the app functioning properly.
• Bug-fixing warranty
  A commitment by the developer to correct errors or technical problems discovered after delivery within an agreed period.
• Prototype
  An early version or model of the app used to show how it may look or work before the final version is produced.
• System architecture
  The overall technical structure of the app, including how its parts are organized and work together.
• Functional modules
  Different sections or components of the app, each performing a specific function.
• Staged releases
  Delivering the app in phases rather than all at once.
• Alpha version
  An early internal version of the app, mainly used for testing core functions.
• Beta version
  A more advanced version of the app that is closer to final and can be tested by intended users.
• Review checklist
  A structured list of items used to check whether a milestone or deliverable meets the required standards.
• Issue log
  A written record of problems, gaps, or technical issues identified during development.
• Resolution tracking
  Following up whether the identified issues have been corrected.
• Go/No-Go criteria
  The conditions used to decide whether the app is ready to move to the next phase, such as piloting.
• Usability testing
  Testing whether the app is easy to understand and use, especially for children and other intended users.
• Piloting / pilot phase
  A trial implementation of the app on a limited scale before broader rollout.
• Change request
  A formal request for the developer to make a modification or improvement based on feedback or testing results.
• Inception note
  An initial short document explaining the expert’s approach, timeline, assumptions, and required inputs.
• Technical package
  The full set of technical documents prepared for procurement and implementation.
• Annex
  An additional attachment to the main document that provides more detailed information.
• Evaluation grid / scoring rubric
  A structured tool used to assess proposals against set criteria and assign scores.
• Technical criteria
  The technical standards and qualifications used to evaluate bidders or outputs.
• Technical evaluation support note
  A document summarizing the expert’s assessment of technical proposals or technical progress.
• Acceptance and handover checklist
  A final list used to confirm that all agreed products, documents, and technical elements have been properly delivered.
• Code handover
  The transfer of the underlying software code to the contracting organization, where applicable.
• Admin manuals
  Instructions for administrators on how to manage and operate the system.
• User guidance
  Simple instructions for end users on how to use the app.
• Testing evidence
  Documents or records showing that testing was done and what the results were.
• Known issues list
  A list of technical problems that still exist at the time of delivery but are documented and understood.
• Mixed stakeholders
  Different groups involved in the project, including technical experts, project staff, institutions, children, and non-technical actors.
• Child participation ethics
  Rules and principles that ensure children are engaged safely, respectfully, voluntarily, and meaningfully.
• Need-to-know basis
  Sensitive information should only be shared with people who genuinely need it to perform their role.
• Aggregated form
  Data that has been grouped together so it does not directly identify an individual child or person.
• Risk awareness
  Being alert to possible harm, especially when dealing with child protection and sensitive information.

11. How to apply:

All qualified applicants are strongly encouraged to apply and to submit the following documents to [email protected] :

• A detailed CV highlighting relevant experience in English language
• A technical proposal and methodology for performing the requested services/tasks
• A financial proposal in English outlining daily fees in EUR, the price must be considered NETTO payment
• 3 samples of previous relevant work in English

Application for this service will be open from 27.03.2026 to 10.04.2026 Please include “Expert for Technical Follow-up for Child-Friendly Digital Reporting App (Tdh Child Participatory Approach)” in the subject line.

Please note that applications received after the deadline will not be considered.

Child Safeguarding policy:

To commit to respect TDHK Risk Management Policies including Global Code of Conduct, Commitments towards Child Safeguarding, Anti-Fraud and Corruption Policy, Security and Safety Policy, and General Data Protection Regulation (GDPR).

Due to the high numbers of applications, TDHK is not in a position to respond to everyone individually. Please note that only short-listed candidates will be contacted.

Termat e Referencës (TeR)

Ekspert me angazhim afatshkurtër: Ekspert për Ndjekjen Teknike për Aplikacionin e Raportimit Dixhital Miqësor ndaj Fëmijëve (Qasja Pjesëmarrëse e Tdh për Fëmijët)

Projekti/Veprimi: Platforma Dixhitale për Raportimin dhe Luftimin e Dhunës ndaj Fëmijëve – Kosovë

Autoriteti Kontraktues: Komisioni Evropian (përmes grantit të Veprimit)

Aplikanti Kryesor: Terre des hommes Lausanne, Fondacioni në Kosovë (TdhK)

Bashkë-Aplikanti: Koalicioni i OJQ-ve për Mbrojtjen e Fëmijëve (KOMF)

1) Historiku dhe arsyetimi

TdhK, me KOMF dhe partner institucional, do të dizajnojnë, zhvillojë dhe pilotojë një aplikacion raportimi dixhital miqësor ndaj fëmijëve që u mundëson fëmijëve dhe dëshmitarëve të raportojnë në mënyrë të sigurt dhunën dhe shkeljet e të drejtave, në përputhje me kornizën e mbrojtjes së fëmijëve të Kosovës dhe kërkesat të qëndrueshme mbrojtjen e të dhënave. Aplikacioni do të zhvillohet përmes qasjes pjesëmarrëse dhe gjithëpërfshirëse të fëmijëve, duke përfshirë konsultime të strukturuara me fëmijët (DFG) dhe takime koordinuese me palët kryesore të interesit për mbrojtjen e fëmijëve dhe qeverisjen dixhitale për të siguruar përputhshmëri, përdorshmëri dhe qëndrueshmëri.

Për të siguruar një proces prokurimi me cilësi të lartë dhe mbikëqyrje të fuqishme teknike të kompanisë së përzgjedhur të zhvillimit të softuerëve, Tdh Kosova do të angazhojë një Ekspert Teknik me angazhim afatshkurtër për të zhvilluar termat teknike të referencës për ofruesin e shërbimit të zhvillimit të aplikacionit dhe për të ofruar mbikëqyrje teknike gjatë procesit, duke siguruar pajtueshmërinë me standardet e dakorduara teknike, të mbrojtjes, të mbrojtjes së të dhënave dhe të cilësisë.

Ky aktivitet mundësohet në kuadër të projektit “Platformë Dixhitale për Raportimin dhe Luftimin e Dhunës ndaj Fëmijëve”, projekt i financuar nga Bashkimi Europian dhe i menaxhuar nga Zyra e BE-së në Kosovë, i cili implementohet nga Terre des hommes në Kosovë në partneritet me Koalicionin e OJQ–ve për Mbrojtjen e Fëmijëve në Kosovë – KOMF.

Projekti “Platformë Dixhitale për Raportimin dhe Luftimin e Dhunës ndaj Fëmijëve”, është projekt i financuar nga Bashkimi Europian dhe menaxhuar nga Zyra e BE-së në Kosovë, i cili implementohet nga Terre des hommes në Kosovë në partneritet me Koalicionin e OJQ–ve për Mbrojtjen e Fëmijëve në Kosovë – KOMF.

2) Qëllimi i angazhimit

Të ofrojë mbështetje të specializuar teknike dhe të prokurimit për TdhK duke:

1. Përgatitur të dhëna teknike dhe dokumentacion për të mbështetur procesin e tenderit për zgjedhjen e një ofruesi shërbimesh për të dizajnuar dhe zhvilluar një zgjidhje dixhitale miqësore për fëmijët (aplikacion celular dhe/ose platformë e bazuar në internet).

2. Monitoruar dhe ndjekur produktin e kompanisë së përzgjedhur për të siguruar që aplikacioni përmbush standardet e kërkuara funksionale, të sigurisë, të mbrojtjes së fëmijëve dhe të pajtueshmërisë, dhe është i përshtatshëm për pilotim dhe integrim të ardhshëm institucional.

3) Fushëveprimi i punës dhe përgjegjësitë

A. Përgatitja teknike (teknike + cilësi + pajtueshmëri)

Eksperti do të punojë ngushtë me ekipin përgjegjës të projektit TdhK.

Përgjegjësitë kryesore:

• Zhvillimi/Finalizimi i specifikimeve teknike të TeR për shërbimin e zhvillimit të aplikacionit, duke siguruar përputhshmëri me qasjen pjesëmarrëse të projektimit të Veprimit/Projektit (konsultime me fëmijët dhe përgjigje përsëritëse reagimi).

• Përkthimi i nevojave programatike në një paketë të qartë kërkesash, që mbulon të paktën:

• Udhëtimet e përdoruesit për fëmijët dhe raportuesit përkatës; UX/UI miqësore për fëmijët; konsideratat e aksesueshmërisë dhe përfshirjes.
• Flukset e raportimit anonim/konfidencial; mbrojtja sipas dizajnit; përshkallëzimi i qartë i rrezikut dhe logjika e referimit (sipas fushëveprimit të zgjidhjes).
• Kërkesat e sigurisë dhe privatësisë sipas dizajnit të përputhura me Ligjin e Kosovës për Mbrojtjen e të Dhënave Personale dhe parimet e GDPR (p.sh., enkriptimi, ruajtja e sigurt, qasja e bazuar në role, regjistrimi, ruajtja).
• Pritjet e ndërveprimit dhe gatishmëria për integrim në të ardhmen (p.sh., me infrastrukturën e qeverisjes elektronike si e-Kosova / sistemet përkatëse institucionale, aty ku është e aplikueshme).
• Kufizimet teknike të theksuara në Veprim (p.sh., fizibiliteti për përdorim në rrjetet lokale 4G dhe opsionet që mundësojnë raportimin edhe kur përdoruesve u mungojnë të dhënat/krediti i internetit, në varësi të marrëveshjeve të mëvonshme me operatorët).
• Jep kontribut teknik për hartimin dhe zhvillimin e zgjidhjes, duke përfshirë:
  • Përcaktimin e specifikimeve dhe kërkesave teknike për ofruesin e shërbimit.
  • Këshillimin mbi përvojën dhe aftësitë minimale teknike të nevojshme nga ofruesi i shërbimit.
  • Përcaktimin e pritjeve të sigurimit të cilësisë, duke përfshirë testimin, dokumentimin, kodimin e sigurt dhe standardet e dorëzimit.
• Hartoni klauzolat kryesore teknike kontraktuale që do të përfshihen në paketë:
• Produktet e dorëzueshme dhe kriteret e pranimit (duke përfshirë "përcaktimin e kryerjes" për çdo moment historik).
• IP/pronësia dhe licencimi.
• SLA/mirëmbajtja dhe garancitë për rregullimin e gabimeve.
• Kërkesat e sigurisë, trajtimi i cenueshmërisë dhe reagimi ndaj incidenteve.
• Kushtet e përpunimit të të dhënave (nëse aplikohen), konfidencialiteti dhe kërkesat për mbrojtjen e fëmijëve.
• Mbështes zbatimin e procesit sipas nevojës (sqarime teknike, përgjigje pyetje-përgjigje dhe përputhshmëri me rregullat e aplikuara nga TdhK).

B. Ndjekja e dorëzimit dhe sigurimi i cilësisë gjatë zhvillimit

• Mbështes takimin fillestar me kompaninë e përzgjedhur, duke siguruar një kuptim të përbashkët të kërkesave, momenteve kyçe, rezultateve të dorëzueshme dhe sytheve të reagimeve për pjesëmarrjen e fëmijëve.
• Rishikoni dhe validoni rezultatet kryesore gjatë zhvillimit, duke përfshirë:
  • Prototipet UX/UI dhe flukset e përdoruesve (dizajn miqësor për fëmijët dhe gjithëpërfshirës).
  • Arkitektura e sistemit dhe qasja e sigurisë (privatësia sipas dizajnit).
  • Modulet funksionale në lëshime të fazave (alfa/beta), duke siguruar gatishmërinë për pilotim.
• Vendos (së bashku me TdhK) një rrjedhë pune të thjeshtë të PP-së dhe pranimit:
  • Lista kontrolli të rishikimit bazuar në momente kyçe.
  • Regjistri i problemeve dhe gjurmimi i zgjidhjeve.
  • Kriteret Go/Jo-Go për gatishmërinë e pilotimit.
• Jep udhëzime teknike për testimin e përdorshmërisë dhe përgatitjet e pilotimit, duke siguruar që reagimet e mbledhura nga fëmijët dhe praktikuesit të përkthehen në kërkesa për ndryshime të zbatueshme për shitësin.

4) Rezultatet e pritura

Eksperti do të dorëzojë sa vijon (në anglisht; versionet në shqip nëse kërkohen nga TdhK):

1. Raportin Fillestar (3–5 faqe)
   • Qasja, afati kohor, supozimet dhe kontributet e kërkuara nga TdhK.
2. Paketa e plotë teknike
   • Termat e Referencës së ofruesit të shërbimit (fushëveprimi, rolet, etapat).
   • Specifikime/kërkesa teknike të detajuara.
   • Shtojca e kërkesave të mbrojtjes dhe sigurisë së të dhënave (lista e kontrollit e privatësisë sipas dizajnit).
   • Kërkesat për PP/testim dhe dokumentacion.
   • Rrjeta e vlerësimit/rubrika e pikëzimit dhe kriteret teknike.
   • Klauzolat teknike të hartuara për kontratën/SLA-në (sipas rastit).
3. Shënim Mbështetës i Vlerësimit Teknik
   • Përmbledhje e pikëzimit teknik).
4. Shënime Monitorimi të Dorëzimit (bazuar në moment historik)
   • Shënime të shkruara të rishikimit për çdo moment suksesshëm (p.sh., rishikim prototipi, rishikim beta), duke përfshirë rregullimet/veprimet e kërkuara.
5. Lista e Kontrollit të Pranimit Teknik dhe Dorëzimit Përfundimtar
   • Konfirmimi i komponentëve të dorëzuar (dorëzimi i kodit nëse është i aplikueshëm, manualet e administratorit, udhëzimet e përdoruesit, lista e kontrollit të sigurisë, provat e testimit, lista e problemeve të njohura, kushtet e garancisë/mirëmbajtjes).

5) Afati kohor dhe niveli i përpjekjes (ditët e angazhimit)

Niveli total i përpjekjes: 15 ditë pune (me ndërprerje)

Dritarja e zbatimit e parashikuar: 3–8 muaj në përputhje me hartimin/zhvillimin e aplikacionit dhe përgatitjet e hershme të pilotimit sipas WP1.

Ndarja e ditëve në parim (mund të rregullohet nga TdhK brenda kufirit):

• Fillimi dhe konsolidimi i kërkesave: 3 ditë
• Hartimi i paketës teknike (ToR/specifikimet/rrjeti i vlerësimit/klauzolat): 5 ditë,
• Pyetje dhe përgjigje / sqarime: 2 ditë
• Vlerësim teknik + rekomandim: 2 ditë
• Fillimi i shitësit + ndjekja e momentit/QA (nga prototipi në beta): 2 ditë
• Pranimi përfundimtar + lista e kontrollit të dorëzimit: 1 ditë

6) Raportimi dhe koordinimi

• Entiteti kontraktues: TdhK
• Raporton tek: Menaxheri i Projektit (TdhK)
• Punon ngushtë me: Ekipin përgjegjës të projektit të Tdh.
• Koordinimi me palët e interesit: Sipas nevojës, Eksperti mund të bashkohet konsultimeve teknike me institucionet/akter përkatës të angazhuar për pajtueshmërinë ligjore dhe mbrojtjen e të dhënave (p.sh., organet përkatëse të privatësisë/mbrojtjes së të dhënave), sipas udhëzimeve të TdhK.

7) Kualifikimet dhe aftësitë e kërkuara

Shkollimi

• Diplomë universitare në Shkenca Kompjuterike, Inxhinieri Softuerësh, Sisteme Informacioni, Siguri Kibernetike ose fushë të ngjashme (diploma e avancuar është një avantazh).

Përvojë (minimum)

• 7+ vjet përvojë të provuar në zhvillimin e produkteve dixhitale dhe/ose menaxhimin teknik të projekteve (web/mobile).
• Përvojë të demonstruar në hartimin e specifikimeve teknike dhe Termave të Referencës për zhvillimin e softuerëve të kontraktuar nga jashtë.
• Përvojë të provuar në sigurimin e cilësisë/pranimin e zgjidhjeve dixhitale të zhvilluara nga shitësit.
• Kuptim i fortë i privatësisë sipas dizajnit, kontrolleve të sigurisë dhe sistemeve të të dhënave të ndjeshme; përvoja me mjedise të përafruara me GDPR është një avantazh.

Vlerë e dëshiruar/e shtuar

• Përvojë në hartimin e zgjidhjeve dixhitale për fëmijët, mbrojtjen e konteksteve të ndjeshme ndaj fëmijëve ose mjetet e raportimit të shërbimit publik.
• Njohuri praktike të proceseve të projektimit pjesëmarrës/të përqendruara te përdoruesi me fëmijët dhe grupet vulnerabël.

Kompetenca kryesore

• Aftësi për të përkthyer kërkesat e programit në kërkesa teknike të qarta dhe të testueshme.
• Aftësi të forta dokumentimi (TeR, matrica vlerësimi, kritere pranimi).
• Komunikim dhe lehtësim i shkëlqyer me palë të interesuara të përziera (teknike/jo-teknike).
• Integritet, konfidencialitet dhe ndërgjegjësim i lartë për rrezikun kur punohet me kontekste të mbrojtjes së fëmijëve.

8) Kërkesat etike, të mbrojtjes dhe të konfidencialitetit

• Eksperti duhet të jetë në përputhje me standardet e mbrojtjes së Tdh, etikën e pjesëmarrjes së fëmijëve dhe rregullat strikte të konfidencialitetit.
• Çdo ekspozim ndaj informacionit të ndjeshëm (edhe në formë të përmbledhur) duhet të trajtohet në përputhje me rregullat përkatëse të mbrojtjes së të dhënave dhe mbi bazën e nevojës për të ditur.

9) Dokumentacioni i aplikimit (për kandidatët)

Kandidatët e interesuar duhet të dorëzojnë:

• CV (duke përfshirë detyra të ngjashme: hartimin e TeR/specifikimeve, mjete dixhitale të ndjeshme ndaj fëmijëve nëse ka)
• Ofertë e shkurtër teknike (maksimumi 2 faqe) që përshkruan qasjen dhe shpërndarjen e propozuar të ditëve
• Ofertë financiare (tarifa ditore dhe totali për 15 ditë)
• Të paktën 2 referenca për punë të krahasueshme

10) Fjalor i termave teknikë dhe profesionalë të përdorur në ToR

• Aplikacion raportimi dixhital miqësor për fëmijët

Një mjet dixhital i projektuar në mënyrë që fëmijët të mund ta përdorin atë në mënyrë të sigurt dhe të lehtë për të raportuar dhunën, abuzimin ose shkeljet e të drejtave.

• Qasje pjesëmarrëse e fëmijëve

Një mënyrë për të hartuar aplikacionin që përfshin në mënyrë aktive pikëpamjet, reagimet dhe përvojat e fëmijëve në procesin e zhvillimit.

• Ofrues shërbimi / shitës

Kompania ose kontraktori i zgjedhur për të hartuar dhe zhvilluar aplikacionin.

• Mbikëqyrje teknike

Mbikëqyrje profesionale e cilësisë teknike të punës së kryer nga kompania e zgjedhur.

• Pajtueshmëri

Sigurimi që aplikacioni dhe procesi të ndjekin të gjitha ligjet, rregullat, standardet dhe detyrimet kontraktuale të kërkuara.

• Standardet funksionale

Funksionet dhe veçoritë themelore që aplikacioni duhet të jetë në gjendje të kryejë.

• Standardet e mbrojtjes së fëmijëve

Rregulla dhe masa për t'u siguruar që aplikacioni dhe procesi të mbrojnë fëmijët nga dëmtimi, rreziku, abuzimi ose keqpërdorimi.

• Integrimi institucional

Mundësia që aplikacioni të lidhet më vonë me ose të miratohet nga institucionet publike ose sistemet zyrtare.

• Specifikime teknike

Një përshkrim i qartë i asaj që duhet të bëjë aplikacioni dhe cilat standarde teknike duhet të përmbushë.

• Paketa e kërkesave

Një grup i strukturuar nevojash, pritjesh dhe kushtesh teknike që kompania duhet të ndjekë gjatë ndërtimit të aplikacionit.

• Nevojat programatike

Nevojat praktike të projektit nga perspektiva e mbrojtjes së fëmijëve dhe ofrimit të shërbimeve, të cilat duhet të përkthehen në kërkesa teknike.

• Udhëtimi i përdoruesit

Rruga hap pas hapi që një përdorues ndjek kur përdor aplikacionin, nga hapja e tij deri në përfundimin e një veprimi siç është raportimi i një rasti.

• UX/UI (Përvoja e Përdoruesit / Ndërfaqja e Përdoruesit)

UX i referohet sa e lehtë, e qartë dhe e dobishme ndihet aplikacioni për t'u përdorur. UI i referohet pjesëve vizuale të aplikacionit, siç janë ekranet, butonat, menutë, ngjyrat dhe ikonat.

• Qasshmëria

Dizajnimi i aplikacionit në mënyrë që të mund të përdoret nga njerëz me aftësi, nevoja ose kufizime të ndryshme.

• Konsiderata për përfshirjen

Sigurimi që aplikacioni të mund të përdoret në mënyrë të drejtë dhe të sigurt nga grupe të ndryshme fëmijësh, duke përfshirë grupet të cenueshme.

• Raportim anonim

Një opsion raportimi që i lejon një fëmije ose dëshmitari të paraqesë informacion pa zbuluar identitetin e tij.

• Raportim konfidencial

Një proces raportimi ku identiteti dhe informacioni i përdoruesit mbrohen dhe ndahen vetëm me persona të autorizuar kur është e nevojshme.

• Mbrojtja sipas dizajnit

Ndërtimi i konsideratave të mbrojtjes dhe sigurisë së fëmijëve direkt në dizajnin e aplikacionit që nga fillimi.

• Përshkallëzimi i rrezikut

Një proces për identifikimin kur një raport përfshin rrezik urgjent ose serioz dhe duhet të kalohet shpejt për veprim.

• Logjika e referimit

Rregullat ose rrugët e integruara që përcaktojnë se ku duhet të drejtohet një rast i raportuar për mbështetje ose përgjigje.

• Privatësia sipas dizajnit

Bërja e privatësisë dhe mbrojtjes së të dhënave personale një pjesë thelbësore të dizajnit të aplikacionit që nga fillimi, pa e shtuar më vonë.

• Parimet e GDPR

Rregulla dhe standarde nga Rregullorja e Përgjithshme e Mbrojtjes së të Dhënave që udhëzojnë se si duhet të mblidhen, ruhen, përdoren dhe mbrohen të dhënat personale.

• Enkriptimi

Një metodë për mbrojtjen e informacionit duke e konvertuar atë në një format të sigurt që personat e paautorizuar nuk mund ta lexojnë lehtë.

• Ruajtje e sigurt

Mbajtja e të dhënave në një mënyrë të mbrojtur në mënyrë që të mos humbasin, vidhen ose të aksesohen nga persona të paautorizuar.

• Qasje e bazuar në role

Një sistem ku njerëz të ndryshëm mund të aksesojnë vetëm informacionin që u nevojitet për rolin e tyre.

• Regjistrimi

Mbajtja automatike e një regjistri të veprimeve të rëndësishme në sistem, siç është kush ka aksesuar informacionin ose ka bërë ndryshime.

• Ruajtja

Rregulla për sa kohë mbahen të dhënat para se të fshihen ose arkivohen.

• Sisteme të dhënash të ndjeshme

Sisteme që trajtojnë informacione shumë konfidenciale, siç janë raportet që përfshijnë fëmijë, dhunë ose të dhëna personale.

• Termat e përpunimit të të dhënave

Rregulla që shpjegojnë se si të dhënat personale mund të mblidhen, përdoren, ndahen, ruhen dhe mbrohen.

• Konfidencialiteti

Detyrimi për të mbajtur informacionin e ndjeshëm privat dhe për të mos e zbuluar atë pa autorizimin e duhur.

• Përgjigja ndaj incidentit

Hapat e ndërmarra kur ka një problem sigurie, shkelje të të dhënave ose ndonjë problem tjetër serioz teknik.

• Trajtimi i cenueshmërisë

Procesi i identifikimit, rregullimit dhe menaxhimit të dobësive në sistem që mund të krijojnë rreziqe sigurie.

• Ndërveprimi

Aftësia e aplikacionit për t'u lidhur dhe për të punuar me sisteme të tjera dixhitale ose platforma institucionale.

• Gatishmëria për integrim

Projektimi i aplikacionit në një mënyrë që e bën më të lehtë lidhjen e ardhshme me sisteme të tjera zyrtare.

• Infrastruktura e qeverisjes elektronike

Sistemet publike dixhitale të përdorura nga institucionet për të ofruar shërbime qeveritare në mënyrë elektronike.

• e-Kosova

Një shembull i një platforme dixhitale të shërbimit publik që mund të jetë e rëndësishme për lidhje të ardhshme ose përdorim institucional.

• Kufizime teknike

Kufizime teknike praktike që duhet të merren në konsideratë, të tilla si qasja në rrjet, kufizimet e pajisjeve ose disponueshmëria e internetit.

• Mundësia për përdorim në rrjetet lokale 4G

Sigurimi që aplikacioni të funksionojë siç duhet në celular normal Kushtet e rrjetit në Kosovë.

• Raportimi pa të dhëna/kredit interneti

Opsione të mundshme teknike që do t'u lejonin përdoruesve të raportonin edhe kur nuk kanë të dhëna ose kredi të mjaftueshme mobile.

• Sigurimi i cilësisë (QA)

Procesi i kontrollit që aplikacioni përmbush standardet e kërkuara të cilësisë, sigurisë dhe performancës.

• Testimi

Provimi i aplikacionit në një mënyrë të strukturuar për të verifikuar që funksionon në mënyrë korrekte dhe të sigurt.

• Kodim i sigurt

Zhvillimi i softuerit në një mënyrë që zvogëlon rreziqet e sigurisë dhe mbron sistemin nga keqpërdorimi ose sulmet.

• Standardet e dorëzimit

Kërkesat për transferimin e duhur të produktit përfundimtar, dokumenteve dhe informacionit të aksesit në TdhK pas zhvillimit.

• Rezultatet

Rezultatet konkrete që eksperti ose kompania duhet të ofrojë, të tilla si dokumente, prototipe, shënime rishikimi ose produkti përfundimtar.

• Kriteret e pranimit

Kushtet e dakorduara që duhet të përmbushen që një rezultat i dorëzimit të miratohet.

• Përkufizimi i të kryerit

Një shpjegim i qartë i asaj që duhet të përfundojë që një detyrë ose moment historik të konsiderohet i përfunduar.

• IP / pronësia

Pronësia Intelektuale - Kush zotëron ligjërisht produktin, softuerin, përmbajtjen, kodin dhe materialet e zhvilluara sipas kontratës.

• Licencimi

Kushtet sipas të cilave aplikacioni, kodi ose komponentët e softuerit mund të përdoren, ndahen, modifikohen ose transferohen.

• SLA (Marrëveshja e Nivelit të Shërbimit)

Një marrëveshje që përcakton llojin dhe nivelin e mbështetjes, mirëmbajtjes dhe kohëzgjatjes së përgjigjes që ofruesi i shërbimit duhet të ofrojë.

• Mirëmbajtja

Mbështetje teknike e vazhdueshme pas dorëzimit për të mbajtur aplikacionin në funksionim të duhur.

• Garanci për rregullimin e gabimeve

Një angazhim nga zhvilluesi për të korrigjuar gabimet ose problemet teknike të zbuluara pas dorëzimit brenda një periudhe të rënë dakord.

• Prototip

Një version ose model i hershëm i aplikacionit i përdorur për të treguar se si mund të duket ose të funksionojë para se të prodhohet versioni përfundimtar.

• Arkitektura e sistemit

Struktura e përgjithshme teknike e aplikacionit, duke përfshirë mënyrën se si pjesët e tij janë të organizuara dhe punojnë së bashku.

• Module funksionale

Seksione ose komponentë të ndryshëm të aplikacionit, secili që kryen një funksion specifik.

• Lëshime të skeduara

Dorëzimi i aplikacionit në faza dhe jo të gjitha menjëherë.

• Versioni Alfa

Një version i hershëm i brendshëm i aplikacionit, i përdorur kryesisht për testimin e funksioneve kryesore.

• Versioni Beta

Një version më i avancuar i aplikacionit që është më afër finales dhe mund të testohet nga përdoruesit e synuar.

• Lista e kontrollit të rishikimit

Një listë e strukturuar e artikujve të përdorur për të kontrolluar nëse një moment historik ose rezultat i plotëson standardet e kërkuara.

• Regjistri i problemeve

Një regjistër me shkrim i problemeve, boshllëqeve ose çështjeve teknike të identifikuara gjatë zhvillimit.

• Gjurmimi i zgjidhjeve

Ndjekja nëse problemet e identifikuara janë korrigjuar.

• Kriteret Go/No-Go

Kushtet e përdorura për të vendosur nëse aplikacioni është gati të kalojë në fazën tjetër, siç është pilotimi.

• Testimi i përdorshmërisë

Testimi nëse aplikacioni është i lehtë për t'u kuptuar dhe përdorur, veçanërisht për fëmijët dhe përdoruesit e tjerë të synuar.

• Faza e pilotimit/pilotimit

Një zbatim prove i aplikacionit në një shkallë të kufizuar para shpërndarjes më të gjerë.

• Kërkesë për ndryshim

Një kërkesë zyrtare për zhvilluesin për të bërë një modifikim ose përmirësim bazuar në reagimet ose rezultatet e testimit.

• Shënim fillestar

Një dokument i shkurtër fillestar që shpjegon qasjen e ekspertit, afatin kohor, supozimet dhe të dhënat e kërkuara.

• Paketa teknike

Grupi i plotë i dokumenteve teknike të përgatitura për prokurim dhe zbatim.

• Shtojca

Një shtojcë shtesë në dokumentin kryesor që ofron informacion më të detajuar.

• Rrjeta e vlerësimit / rubrika e pikëzimit

Një mjet i strukturuar që përdoret për të vlerësuar propozimet sipas kritereve të përcaktuara dhe për të caktuar pikë.

• Kriteret teknike

Standardet teknike dhe kualifikimet e përdorura për të vlerësuar ofertuesit ose rezultatet.

• Shënim mbështetës i vlerësimit teknik

Një dokument që përmbledh vlerësimin e ekspertit për propozimet teknike ose progresin teknik.

• Lista e kontrollit të pranimit dhe dorëzimit

Një listë përfundimtare që përdoret për të konfirmuar se të gjitha produktet, dokumentet dhe elementët teknikë të dakordësuar janë dorëzuar siç duhet.

• Dorëzimi i kodit

Transferimi i kodit themelor të softuerit në organizatën kontraktuese, kur është e aplikueshme.

• Manualet administrative

Udhëzime për administratorët se si të menaxhojnë dhe operojnë sistemin.

• Udhëzime për përdoruesit

Udhëzime të thjeshta për përdoruesit fundorë se si të përdorin aplikacionin.

• Dëshmi testimi

Dokumente ose regjistrime që tregojnë se është bërë testimi dhe cilat ishin rezultatet.

• Lista e problemeve të njohura

Një listë e problemeve teknike që ende ekzistojnë në kohën e dorëzimit, por janë të dokumentuara dhe të kuptuara.

• Palët e interesuara të përziera

Grupe të ndryshme të përfshira në projekt, duke përfshirë ekspertë teknikë, stafin e projektit, institucionet, fëmijët dhe aktorët jo-teknikë.

• Etika e pjesëmarrjes së fëmijëve

Rregulla dhe parime që sigurojnë që fëmijët të angazhohen në mënyrë të sigurt, me respekt, vullnetarisht dhe kuptimplotë.

• Baza e nevojës për të ditur

Informacioni i ndjeshëm duhet të ndahet vetëm me njerëzit që kanë vërtet nevojë për të për të kryer rolin e tyre.

• Formë e përmbledhur

Të dhëna që janë grupuar së bashku në mënyrë që të mos identifikojnë drejtpërdrejt një fëmijë ose person individual.

• Ndërgjegjësimi për rrezikun

Të qenit vigjilent ndaj dëmit të mundshëm, veçanërisht me kur merret me mbrojtjen e fëmijëve dhe informacionin e ndjeshëm.

11. Si të aplikoni:

Të gjithë aplikantët e kualifikuar inkurajohen fuqimisht të aplikojnë dhe të dorëzojnë dokumentet e mëposhtme në [email protected] :

• Një CV e detajuar që thekson përvojën përkatëse në gjuhën angleze
• Një propozim teknik dhe metodologji për kryerjen e shërbimeve/detyrave të kërkuara
• Një propozim financiar në anglisht që përshkruan tarifat ditore në EUR, çmimi duhet të konsiderohet pagesë NETTO
• 3 mostra të punës së mëparshme përkatëse në anglisht

Aplikimi për këtë shërbim do të jetë i hapur nga 27.03.2026 deri më 10.04.2026. Ju lutemi të shënoni në titullin e email-it "Ekspert për Ndjekjen Teknike për Aplikacionin e Raportimit Dixhital Miqësor për Fëmijë (Qasja Pjesëmarrëse e Tdh për Fëmijë)".

Ju lutemi vini re se aplikimet e pranuara pas afatit nuk do të merren në konsideratë.

Politika e Mbrojtjes së Fëmijëve:

Të angazhoheni për të respektuar Politikat e Menaxhimit të Riskut të TDHK, duke përfshirë Kodin Global të Sjelljes, Angazhimet ndaj Mbrojtjes së Fëmijëve, Politikën Kundër Mashtrimit dhe Korrupsionit, Politikën e Sigurisë dhe Mbrojtjes, dhe Rregulloren e Përgjithshme të Mbrojtjes së të Dhënave (GDPR).

Për shkak të numrit të lartë të aplikimeve, TDHK nuk është në gjendje t'u përgjigjet të gjithëve individualisht. Ju lutemi vini re se do të kontaktohen vetëm kandidatët e përzgjedhur.