TERMI I REFERENCËS SË PUNËS PËR EKSPERT/KOMPANI

Informacion i përgjithshëm:

OJQ “Zëri i Romëve, Ashkalinjve dhe Egjiptianëve” (Voice of Roma, Ashkali and Egyptians), me seli në Prishtinë, është një organizatë jofitimprurëse që ka për qëllim përmirësimin e kushteve të jetesës së komuniteteve Rom, Ashkali dhe Egjiptian, si dhe mbështetjen e vazhdueshme drejt integrimit të tyre në shoqërinë Kosovare. Kjo arrihet përmes avokimit për të drejtat e tyre, përmirësimit të kushteve të banimit, krijimit të vendeve të reja të punës, organizimit të trajnimeve të ndryshme, dhe përfshirjes aktive në politikat dhe programet arsimore e sociale.

1.Kontesti i ndërhyrjes:

Në kuadër të projektit “Together for Her Future – "Institucionalizimi i Programit të Mbështetjes së Vullnetarëve në Shkolla"”, OJQ “Zëri i Romëve, Ashkalinjve dhe Egjiptianëve” po punon për të ndërtuar dhe institucionalizuar një model mbështetës për vajzat. Ky model bazohet në angazhimin vullnetar të prindërve, anëtarëve të komunitetit dhe studentëve universitarë për të ofruar mentorim individual dhe mbështetje grupore në bashkëpunim me shkollat dhe drejtoritë komunale të arsimit.

Për të lehtësuar dhe përmirësuar koordinimin ndërmjet aktorëve të përfshirë, si dhe për të siguruar monitorim efikas dhe shkëmbim të sigurt të të dhënave, është paraparë zhvillimi i një aplikacioni mobil dhe/ose platforme digjitale. Kjo ndërhyrje teknologjike do të shërbejë si mjet kyç për regjistrimin e vullnetarëve, përafrimin e nevojave të shkollave me aftësitë e vullnetarëve, planifikimin e sesioneve mbështetëse dhe gjurmimin e rezultateve të ndërhyrjes.

• QËLLIMI SPECIFIK

Qëllimi specifik i kësaj thirrjeje është angazhimi i një kompanie profesionale / individi për zhvillimin e një aplikacioni mobil (dhe/ose platforme online) që do të mundësojë funksionimin, koordinimin dhe monitorimin efektiv të Programit të Mbështetjes Vullnetare në Shkolla, në kuadër të projektit “Together for Her Future”.

Aplikacioni duhet të jetë i dizajnuar në mënyrë të tillë që:

• Të lehtësojë regjistrimin e vullnetarëve (prindër, studentë universitarë, tutorë bashkëmoshatarë);
• Të ofrojë Mundësi për mësimdhënësit dhe drejtorët e shkollave për të shpallur nevojat për mbështetje dhe për të koordinuar sesionet vullnetare;
• Të mundësojë përputhjen (matching) mes vullnetarëve dhe nevojave të nxënësve ose grupeve në mënyrë të organizuar;
• Të përfshijë mundesi për planifikimin e orareve, ndjekjen e sesioneve dhe komunikimin ndërmjet palëve, kalendar të orëve mentoruese, njoftime me email;
• Të sigurojë mbrojtjen e të dhënave, përdorimin e bazuar në pëlqim dhe arkivimin e aktiviteteve;
• Të ketë strukturë përdoruesi të ndarë sipas roleve: mësimdhënës, drejtor shkolle, vullnetar, administrator komunal.
• Të ketë mundësi për raportimin e takimeve, rezultateve të arritura dhe paraqitjen e nevojave apo hapave të mëtejshëm, në mënyrë që profesori të ketë mundësi të përcjellë progresin.
  
  Qëllimi final është që aplikacioni të jetë një mjet funksional, lehtë i përdorshem praktik dhe i sigurt, që kontribuon në fuqizimin e rrjetit të mbështetjes arsimore për vajzat dhe në institucionalizimin e këtij modeli në sistemin arsimor lokal.

2. AUDIENCA DHE PËRDORIMI

Aplikacioni do të jetë një mjet funksional për aktorët kyç të përfshirë në zbatimin e Programit të Mbështetjes Vullnetare në Shkolla, duke u ndarë sipas roleve dhe funksioneve të tyre specifike.

Audienca kryesore e përdoruesve përfshin:

• Mësimdhënësit dhe drejtorët e shkollave:
  Do të kenë rol kyç në identifikimin e nevojave të nxënësve dhe koordinimin e vullnetarëve. Ata do të përdorin aplikacionin për të shpallur nevojat për mentorim, për të planifikuar sesione mbështetëse dhe për të mbajtur shënime mbi progresin.
• Vullnetarët (prindër, studentë universitarë, bashkëmoshatarë):
  Do të regjistrohen në aplikacion, do të përzgjedhin fushat e angazhimit dhe do të njoftohen për mundësitë për të kontribuar. Do të kenë akses në orare, materiale orientuese, si dhe mundësi për të ndjekur historikun e angazhimit të tyre.
• Administratorët teknikë dhe koordinatori i programit:
  Do të kenë qasje në funksione të avancuara për mbikëqyrjen e përgjithshme të platformës, menaxhimin e përdoruesve, prodhimin e raporteve dhe sigurimin e integritetit të sistemit.

Qëllimi i përdorimit:

Aplikacioni do të përdoret për të:

• Regjistruar përdoruesit sipas roleve të tyre përkatëse;
• Mundësuar njoftimin dhe përputhjen e nevojave me ofruesit e mbështetjes;
• Siguruar orare dhe planifikim të sesioneve;
• Ndërtuar një sistem të qartë të mbikëqyrjes, raportimit dhe shpërblimit të vullnetarëve.
• Raportimin e sesioneve mbështetëse

3.METODOLOGJIA DHE PROCESI

Zhvillimi i aplikacionit mobil do të bazohet në një proces të strukturuar dhe bashkëpunues ndërmjet organizatës zbatuese dhe kompanisë së përzgjedhur, duke ndjekur hapat në vijim:

1. Kontrata dhe Takimi Fillestar

Pas përzgjedhjes së kompanisë, do të mbahet një takim hyrës për të dakorduar kushtet e punës, afatet dhe pritshmëritë. Gjatë këtij takimi, organizata do t’i dorëzojë kompanisë të gjitha dokumentet përkatëse, përfshirë konceptin programor, strukturën e nevojave dhe profilin me grupet e synuara të përdoruesve.

2. Analiza e Nevojave

Kompania do të kryejë një analizë të detajuar të nevojave duke konsultuar:

• Stafin e organizatës (si administrues të përgjithshëm);
  
  Qëllimi është të identifikohen funksionalitetet kyçe që duhet të ofrojë aplikacioni për të mundësuar një proces të sigurt, te lehtë, të drejtë dhe efikas të mentorimit.

3. Hartimi i Specifikimeve Teknike

Bazuar në analizën e nevojave, kompania do të përgatisë një dokument të detajuar teknik që përfshin:

• Arkitekturën teknike të sistemit;
• Strukturën e roleve të përdoruesve;
• Mekanizmat e përputhjes (matching) ndërmjet kërkesave të shkollave dhe vullnetarëve;
• Sistemin e planifikimit të orareve dhe mbikëqyrjes së sesioneve;
• Sigurinë e të dhënave dhe privatësinë;
• Panelin e administrimit dhe krijimin e certifikatave digjitale.

4. Zhvillimi i Aplikacionit

Kompania do të zhvillojë aplikacionin mobil (për Android dhe/ose iOS, ose si aplikacion web responsive) duke ndërtuar:

• Interfaqe të thjeshtë dhe intuitive për të gjithë përdoruesit;
• Baza të sigurta të të dhënave;
• Funksione për njoftime, mesazhe të brendshme dhe gjurmim të aktivitetit, njoftime me e-mail;
• Regjistrim dhe verifikim të profileve.

5. Testimi dhe Përmirësimi

Aplikacioni do t’i nënshtrohet testimeve funksionale dhe të sigurisë me një grup përdoruesish pilot:

• Mësimdhënës, drejtorë dhe vullnetarë nga shkollat përfituese;
• Identifikimi dhe korrigjimi i gabimeve para se të lëshohet në përdorim më të gjerë.

6. Implementimi dhe Trajnimi

Pas testimit, do të fillojë përdorimi praktik në shkollat pilote. Kompania do të organizojë trajnime për:

• Stafin e organizatës;

7. Mbështetja dhe Përmirësimi i Vazhdueshëm

Gjatë gjithë fazës së pilotimit (Shtator–Dhjetor 2025), kompania do të ofrojë:

• Mbështetje teknike për problemet që mund të lindin;
• Rregullime dhe përmirësime të vazhdueshme bazuar në feedback-un nga përdoruesit;
• Një raport final me rekomandime për versionin e plotë pas pilotimit.

4. PYETJE KËRKIMORE

5. PRODUKTI (Analiza, hulumtime, raporte, dhe te ngjashme)

Produkti përfundimtar i kësaj thirrjeje do të jetë një mobile app / platformë telefonike funksionale, gjithëpërfshirëse dhe e sigurt, që i shërben aktorëve kyç të Programit të Mbështetjes Vullnetare në Shkolla. Kjo platformë telefonike do të jetë një mjet thelbësor për koordinimin, mbështetjen dhe monitorimin e mentorimit të vajzave përmes angazhimit të vullnetarëve nga komuniteti dhe studentët universitarë.

Karakteristikat kryesore të produktit final përfshijnë:

• Përdorim i lehtë dhe ndërfaqe miqësore për përdoruesit
  Mobile app-i do të jetë i thjeshtë për t’u përdorur nga mësimdhënës, drejtorë, prindër dhe vullnetarë, me udhëzues të brendshëm dhe dizajn të përshtatshëm për përdorues me aftësi të ndryshme digjitale.
• Përshtatshmëri për pajisje të ndryshme (smartphone, tablet, desktop)
  Platforma telefonike do të funksionojë në pajisje të ndryshme për të garantuar qasje të barabartë për të gjithë përdoruesit.
• Kapacitet për rritje dhe zhvillim të mëtejshëm
  Mobile app-i do të ndërtohet në mënyrë modulare dhe fleksibile, për të mundësuar shtimin e funksioneve të reja në të ardhmen – si mentorim në grupe të tjera, përfshirje të shkollave të reja, etj.
• Qasje në përmbajtje orientuese dhe trajnuese për vullnetarë dhe staf shkollor
  Mobile app-i do të përfshijë një rubrikë me materiale informuese, video trajnimi dhe manuale për vullnetarët, duke u mundësuar atyre të angazhohen me kompetencë.
• Sistem për ndarje të roleve dhe kontroll të qasjes
  Çdo përdorues do të ketë qasje të përcaktuar sipas rolit: (mësimdhënës, drejtor, prind vullnetar, student vullnetar), duke garantuar siguri dhe strukturë.
• Komunikim dhe ndërveprim i brendshëm
  Platforma telefonike do të ofrojë mjete për komunikim të sigurt ndërmjet mësimdhënësve dhe vullnetarëve (mesazhe, njoftime, ose forume të brendshme për koordinim).
• Monitorim dhe gjurmim i progresit
  Përdoruesit do të kenë mundësi të ndjekin historikun e angazhimeve, orareve të planifikuara dhe përfundimit të sesioneve të mentorimit, si dhe të gjenerojnë raporte të thjeshta për progresin.
• Mbështetje teknike dhe ndërhyrje emergjente
  Kompania zhvilluese do të ofrojë:
  • Mbështetje teknike për një periudhë të përcaktuar pas implementimit;
  • Ndërhyrje të shpejtë në rast të problemeve kritike apo emergjente;
  • Manual përdorimi dhe instruksione të qarta për përdoruesit.

Ky mobile app do të kontribuojë drejtpërdrejt në institucionalizimin e mentorimit vullnetar nëpër shkolla, dhe në ndërtimin e një strukture funksionale për përkrahjen afatgjatë të vajzave.

6.PLANI DHE BUXHETI

Ofertuesi është i lirë të propozojë numrin e ditëve që i nevojiten për përgatitjen e platformës, trajnimin dhe mirëmbajtjen e platformës. Ofertuesi nuk duhet të ofrojë çmim më të lartë se 120 euro bruto për një ditë pune.

6.2. Buxheti i Përgjithshëm

7.KRITERET E PERZGJEDHJES

Përzgjedhja e kompanive/ekspertëve do të bazohet në kriteret e mëposhtme, të cilat synojnë të sigurojnë cilësinë, përvojën dhe përmbushjen e kërkesave të projektit:

• Diplomë universitare dhe kualifikime të përshtatshme
  (Për ekspertët kryesorë teknikë, zhvillues apo menaxherë projekti) në fushat e teknologjisë së informacionit, zhvillimit të aplikacioneve mobile, dizajnit, ose fushave të ngjashme.
• Certifikatat e regjistrimit të kompanisë
  Nëse ka kompani atëhere duhet të dergohen Dokumente zyrtare që vërtetojnë ekzistencën ligjore dhe autorizimin për të operuar në fushën e zhvillimit të teknologjisë.
• Eksperienca dhe ekspertiza konkrete
  Në zhvillimin e platformave digjitale ose aplikacioneve mobile, me fokus në aplikacione për arsimin, mentoringun ose koordinimin e programeve sociale,
• Përvojë pune minimale prej 3 vjetësh
  Në krijimin dhe implementimin e platformave të ngjashme, me prova të projekteve të realizuara (referenca, raste suksesi).
• Aftësi për të përmbushur afatet kohore dhe menaxhimi i projektit
  Evidencë e qartë e kapacitetit për të realizuar punën brenda afateve të përcaktuara dhe me cilësi të lartë.
• Propozim teknik dhe financiar bindës
  Oferta duhet të përmbajë plan të detajuar pune, metodologji të qartë zhvillimi, si dhe buxhet realist dhe transparent.
• Të drejtë për aplikim kanë edhe student të cilët kanë njohuri/ekspertizë në fushen e ndërtimit të Aplikacioneve (Aplikimi mund të dërgohet si individ)

8. DOKUMENTACIONI I KËRKUAR /KUSHTET PËR APLIKIM

Të gjithë të interesuarit që i përmbushin kriteret inkurajohen fuqishëm të aplikojnë dhe t'i dorëzojnë dokumentet e mëposhtme në e-mail adresën [email protected]

• Propozimi i Projektit / Oferta që detajon buxhetin dhe planin e punës, numrin e diteve për angazhimin
• CV-të e ekspertëve të përfshirë
• Certifikata e regjistrimit për kompani/Nëse aplikon si kompani.
• Referencat e mëparshme.

9. MËNYRA E APLIKIMIT:

Aplikimi duhet të dorëzohet në formë të shkresës zyrtare në adresën e organizatës [email protected] .

Ju lutemi shënoni titullin e shpalljes në subjekt!

Marrja në shqyrtim dhe vlerësimi i aplikimeve do të bëhet në bazë të kritereve të përcaktuara në specifikimet e ofertës dhe kushtet për aplikim.

Afati i fundit për aplikim është deri më datë 23/07/2025 ora 23:59

Çdo ofertë që dërgohet pas afatit të përcaktuar më lartë nuk do të merret parasysh.