TERMAT E REFERENCËS

Ekspert Lokal për Zhvillimin e Pakos së Formave për Procedurat e Brendshme Organizative për Ofruesit e Shërbimeve të OSHC-ve

Projekti: Rritja e qëndrueshmërisë dhe reziliencës së ofruesve të shërbimeve të OShQ-ve në Kosovë

Vendi: Prishtinë, Kosovë

Raporton tek: Menaxheri i Programit/Zyrtari i Projektit

Data: Dhjetor 2025 – February 2026 (10 ditë pune)

1. Informacione të përgjithshme

Fondacioni Terre des hommes “Lausanne”, në Kosovë (në tekstin e mëtejmë: TDHK), është një organizatë jo - fitimprurëse që ka funksionuar për më shumë se 20 vite në fushën e të drejtave të fëmijëve dhe mbrojtjes së fëmijëve, duke udhëhequr krijimin dhe forcimin e një sistemi kombëtar për mbrojtjen e fëmijëve në Kosovë. Fusha e ekspertizës së TDHK ka të bëjë me ndërhyrjet e drejtpërdrejta psiko-sociale me fëmijët e cenueshëm dhe familjarët e tyre dhe anëtarët e komunitetit, për të fuqizuar institucionet lokale, regjionale, qeveritare, dhe aktorët kyç përmes ndërtimit të kapaciteteve dhe trajnimit në vendin e punës, për të zhvilluar dhe zbatuar struktura, politika, standarde dhe procedura të ndjeshme ndaj fëmijëve.

TDHK ka 3 programe kryesore të ndërhyrjeve: 1) Mbrojtja e fëmijëve; 2) Migracioni dhe Anti-Trafikimi dhe 3) Drejtësia Për të Miturit.

Në të njëjtën kohë, TdhK përmes programeve të saj mbështet institucionet në forcimin e sistemit të mbrojtjes së fëmijëve përmes:

1. Angazhimit në ndërhyrjet politike dhe/ose dialogu me Ministritë, Komisionet Parlamentare, Institucionet Akademike dhe aktorë të tjerë të rëndësishëm;
2. Mbështetjes e përpjekjeve për zbatimin e Ligjit për Mbrojtjen e Fëmijëve dhe Kodit të Drejtësisë për të Miturit, nëpërmjet hartimit të të gjitha akteve nënligjore dhe dokumenteve përkatëse që rrjedhin prej tyre;
3. Mbështetjes së kapaciteteve të strukturave brenda sistemit kombëtar të mbrojtjes së fëmijëve dhe
4. Pilotimit të politikave të reja të shërbimit social me qëllim të nxjerrjes së mësimeve dhe/ose replikimit.

1. Informacione rreth projektit

Projekti “Rritja e qëndrueshmërisë së ofruesve të shërbimeve të OShQ-ve në Kosovë”, bashkëfinancohet nga Bashkimi Evropian dhe zbatohet nga Terre des hommes në Kosovë. Ky projekt synon të përmirësojë mjedisin mbështetës për ofruesit e shërbimeve të shoqërisë civile, të forcojë kapacitetet dhe impaktin e tyre, si dhe të përmirësojë bashkëpunimin në mes të shoqërisë civile dhe institucioneve publike në ofrimin e shërbimeve sociale, duke rritur drejtpërdrejt qëndrueshmërinë dhe reziliencën e tyre. Ky projekt, gjithashtu, sjellë një partneritet në mes të shoqërisë civile dhe institucioneve publike lidhur me ofrimin e shërbimeve, dhe paraqet një model që mund të riprodhohet për zhvillimin dhe standardizimin e shërbimeve të tjera ose për zgjerimin e tyre anembanë Kosovës. Kjo konsolidon rolin dhe kontributin e shoqërisë civile në procesin e demokratizimit dhe integrimit në BE.

Kosova ka një sektor të bujshëm të shoqërisë civile, me rreth 12,000 organizata të regjistruara. Pjesa më e madhe e këtyre organizatave (mbi 90%) janë regjistruar si shoqata të bazuara në anëtarësi, ndërsa rreth 1,000 organizata janë regjistruar si fondacione. Nga këto organizata, ofruesit e shërbimeve nga OJQ-të përbëjnë vetëm një pjesë të vogël (rreth 100), megjithatë ndikimi i punës së tyre është i jashtëzakonshëm, veçanërisht në adresimin e nevojave të grupeve te cenueshme dhe të margjinalizuara. Kapacitetet e organizatave që ofrojnë shërbime sociale janë të kufiziuara, për shkak të burimeve financiare të pamjaftueshme, e cila rrjedhimisht i pengon ato në zhvillimin e kapaciteteve organizative. Ky projekt, i implementuar nga TdhK, do të ofrojë mbështetje për OJQ-të përkatëse, duke ngritur kapacitetet e tyre dhe duke i asistuar ato të eksplorojnë mundësi që mund të përmirësojnë qëndrueshmërinë organizative, njëkohësisht duke avancuar kapacitetet e tyre në fushën e avokimit, planifikimit, implementimit dhe monitorimit të projekteve të tyre.

OBJEKTIVI I SHËRBIMIT:

Qëllimi i kësaj konsulence është angazhimi i një eksperti lokal i cili do të hartojë dhe zhvillojë një paketë të plotë me modele dhe formulare standarde që do të ndihmojnë organizatat e shoqërisë civile të licencuara si ofruese të shërbimeve sociale dhe familjare në Kosovë, për të forcuar sistemet e tyre të brendshme, për të përmirësuar pajtueshmërinë ligjore, si dhe për të rritur cilësinë e shërbimeve që ofrojnë.

Objektivi kryesor i shërbimit është krijimi i mjeteve praktike, të lehta për t’u përdorur, të përputhshme me kërkesat ligjore dhe të adaptueshme, të cilat OShC-të mund t’i integrojnë menjëherë në punën e tyre të përditshme në fusha si: qeverisja, menaxhimi financiar, burimet njerëzore, mbrojtja e fëmijëve dhe të rriturve vulnerabël, menaxhimi i rasteve, monitorimi dhe raportimi, dhe pajtueshmëria institucionale.

Përveç zhvillimit të modeleve, eksperti do të hartojë udhëzime të qarta shpjeguese për secilin dokument, duke siguruar përdorueshmëri edhe për organizata me kapacitete të ndryshme. Paketa finale do të publikohet në kanalet e komunikimit të TdhK (faqe zyrtare, rrjete sociale dhe childhub.com), duke siguruar qasje të lirë, qëndrueshmëri afatgjatë dhe ndikim sektorik më të gjerë.

IV. PËRSHKRIMI I PUNËS

1. Funksionet thelbësore të shërbimit

• Eksperti do të kryejë detyrat e tyre në lidhje me statutin e TdhK dhe Politikën e Mbrojtjes së Fëmijëve të TdhK.
• Eksperti do të marrë përsipër dhe do të kryejë detyrime në interes të TdhK në të gjitha rrethanat.
• Eksperti do të drejtojë aktivitetet dhe angazhimet e tyre pavarësisht nga bindjet politike, racore apo fetare.

1. Përgjegjësitë dhe detyrat kryesore

Në bashkëpunim të ngushtë me TdhK dhe partnerët, do të ketë përgjegjësitë specifike si mëposhtë:

• Rishikojë legjislacionin dhe aktet nënligjore që rregullojnë OShC-të e licencuara si ofruese të shërbimeve;
• Rishikojë gjetjet e Vlerësimit të Nevojave për Zhvillim të Kapaciteteve (TNA) dhe raportin e trajnimit;
• Identifikojë dokumentet dhe procedurat standarde që OShC-të kanë nevojë t’i adoptojnë;
• Hartojë së paku 10–12 modele/formulare të redaktueshme (Word/Excel), të harmonizuara me standardet ligjore dhe sektorike;
• Prodhimi i shablloneve që mbulojnë (të paktën): financat, burimet njerëzore, mbrojtjen, menaxhimin e rasteve, raportimin e ankesave, marrëveshjet e partneritetit, procedurat e brendshme, etj.;
• Të sigurohet që shabllonet janë praktikë, në përputhje me rregullat dhe të adaptueshëm për OSHC-të e madhësive të ndryshme.
• Të hartojë udhëzime të thjeshta hap pas hapi që shoqërojnë secilin shabllon (qëllimi, mënyra e përdorimit, shtojcat e kërkuara, rolet përgjegjëse, etj.);
• Garantojë qasje të lehtë dhe gjuhë të thjeshtë për OShC me kapacitete të ndryshme;
• Prezantojë draftet për rishikim nga TdhK dhe të integrojë komentet;
• Dorëzojë versionet finale në gjuhën shqipe;
• Sigurojë formatet finale të redaktueshme dhe tekst hyrës për publikim online.

1. Afati kohor

Angazhimi është paraparë të kryhet deri në 15 ditë pune brenda periudhës maj - prill 2025.

* Afatet mund të ndryshojnë pas një marrëveshjeje të ndërsjellë midis Ekspertit/Ekspertes, Terre de hommes, dhe partnerëve.

1. Kriteret e Përzgjedhjes

• Diplomë universitare në një fushë përkatëse (menaxhment, politika publike apo sociale, etj.), shkollimi pas-universetar do të konsiderohen avantazh;
• Trajnime dhe certifikata të tjera që lidhen me zhvillimin e kapaciteteve, vlerësimin e nevojave, ose planifikimin dhe implementimin e aktiviteteve për OSHC-të;
• Përvojë të konsiderueshme në zhvillim apo ngritje të kapaciteteve dhe vlerësimin e nevojave për organizata të shoqërisë civile;
• Njohuri të kërkesave ligjore dhe rregullatore për shërbimet sociale/familjare;
• Minimum 5 vite përvojë të përgjithshme profesionale, me fokus specifik në realizimin e vlerësimeve të ngjashme;
• Aftësi të shkëlqyera analitike dhe të raportimit, duke përfshirë këtu aftësi të shkëlqyeshme për të argumentuar dhe artikuluar;
• Aftësi të mira komunikimi dhe koordinimi me akterë të ndryshëm (p.sh., OShC-të, institucione publike, donatorë).
• Të ketë njohuri të kornizës ligjore kombëtare dhe ndërkombëtare që ndërlidhet me fushat sociale dhe/apo shërbimet sociale;
• Të ketë njohuri të detyrave dhe përgjegjësive të institucioneve që punojnë në fushën e ofrimit të shërbimeve sociale;
• Pavarësisht përvojës, njohja e gjuhës shqipe dhe angleze është e domosdoshme, gjuha serbe do të konsiderohet avantazh.
• Qasja inovative, dhe aplikimi i teknologjive te reja dhe platformave të komunikimit.
• Aftësi të shkëlqyera kërkimore, analitike dhe komunikimit me shkrim;
• Aftësi të shkëlqyera koordinuese dhe komunikuese;
• Aftësi të shkëlqyera organizative.

SI TË APLIKONI:

Të gjithë aplikantët e kualifikuar inkurajohen fuqimisht të aplikojnë dhe të dorëzojnë dokumentet e mëposhtme në [email protected] :

• Curriculum Vitae (CV) në gjuhën angleze;
• Letër e motivimit;
• Metodologjia e punës;
• Oferta financiare neto;

Aplikimi për këtë shërbim do të jetë i hapur nga data 27.11.2025 deri më 11.12.2025, orën 17:00. Ju lutemi shkruani "Ekspert Lokal për Zhvillimin e Pakos së Procedurave të Brendshme Organizative për Ofruesit e Shërbimeve të OSHC-ve" në titull.

Ju lutemi vini re se aplikimet e pranuara pas afatit nuk do të merren parasysh.

Politika për Mbrojtjen e Fëmijëve:

Të zotohet për të respektuar Politikat e Menaxhimit të Rrezikut të TdhK-së duke përfshirë Kodin Global të Mirësjelljes, Zotimet ndaj Politikës së Mbrojtjes së Fëmijëve, Anti-Mashtrim/Korrupsion, Sigurisë dhe Mbrojtjës dhe Rregullorës së Përgjithshme të Mbrojtjes së të Dhënave.

Për shkak të numrit të madh të aplikacioneve, TdhK nuk është në gjendje t'i përgjigjet secilit individualisht. Ju lutemi vini re se vetëm kandidatët e përzgjedhur në listën e ngushtë do të kontaktohen.

Terms of Reference

Local Expert for the Development of a Package of Forms for Internal Organizational Procedures for CSO Service Providers

Project: Increasing resilience and sustainability of CSO service providers in Kosovo

Place: Prishtina, Kosovo

Reports to: Programme Manager

Duration: December 2025 – February 2026 (10 working days)

1. Background Information

Terre des hommes Lausanne Foundation in Kosova (TdhK) is a Non-Governmental Organisation working consistently on strengthening the national and local child protection system, to ensure qualitative delivery of services including inclusion of socially marginalized groups. Areas of expertise range from direct psycho-social interventions with vulnerable children, their family, and communities to empowerment of local, regional, to strengthening national level policies and institutions, with a view of delivering child-sensitive services through adequate structures, policies, standards, budgeting and procedures.

TdhK has three main programs of interventions: 1) Child Protection 2) Migration and Anti-Trafficking and 3) Juvenile Justice.

At the same time, TdhK through its programs supports institutions in strengthening the child protection system through:

1. Engagement in policy interventions and/or dialogue with Ministries, Parliament Committees, Academic Institutions and other important actors;
2. Supporting the efforts to implement the Child Protection Law and the Juvenile Justice Code, through the drafting of all by-laws and relevant documents derived from them;
3. Supporting the capacities of the structures within the national child protection system and
4. Piloting new social service policies with a view of lesson learning and/or replication.

1. General information about the project

The project "Increasing resilience and sustainability of CSO service providers in Kosovo", is co-financed by the European Union and implemented by Terre des hommes in Kosovo. This project aims to improve the enabling environment for civil society service providers, strengthen their capacities and impact, and enhance collaboration between civil society and public institutions in the delivery of social services, directly increasing their sustainability and resilience. The project also fosters a partnership between civil society and public institutions regarding service delivery and presents a model that can be replicated for the development and standardization of other services or their expansion throughout Kosovo. This, consequently, consolidates the role and contribution of civil society in the process of democratization and EU integration.

Kosovo has a large civil society sector, with around 12,000 registered organizations. Most of these organizations (over 90%) are registered as membership-based associations, while approximately 1,000 organizations are registered as foundations. Among these organizations, service providers from CSOs make up only a small portion (around 100), yet their work has an extraordinary impact, especially in addressing the needs of vulnerable and marginalized groups. The capacities of organizations providing social services are limited due to insufficient financial resources, which consequently hinders their development of organizational capacities. This project, implemented by TdhK, will offer support to the relevant CSOs, enhancing their capacities and assisting them in exploring opportunities that can improve organizational sustainability, while also advancing their capacities in the areas of advocacy, planning, implementation, and monitoring of their projects.

OBJECTIVE OF THE SERVICE:

The purpose of this consultancy is to engage a local expert who will design and develop a complete package of standardized templates and forms that will support civil society organizations (CSOs) licensed as social and family service providers in Kosovo to strengthen their internal systems, improve compliance, and enhance the quality of services they deliver.

The overall objective of the service is to create practical, user-friendly, legally compliant, and adaptable tools that CSOs can immediately integrate into their day-to-day work across key areas such as governance, financial management, human resources, safeguarding, case management, monitoring and evaluation, and regulatory reporting. These tools will be aligned with Kosovo’s updated legal and sub-legal requirements for licensed service providers, ensuring that organizations can meet institutional obligations efficiently and professionally.

In addition to developing the templates, the expert will produce clear instructions and guidance notes for each document, ensuring ease of use for CSOs of different sizes and capacities. The package will be made publicly available through TdhK communication channels (website, social media, and childhub.com), allowing broad access, long-term sustainability, and sector-wide capacity strengthening beyond direct project beneficiaries.

JOB DESCRIPTION:

1. Essential Functions of the Consultancy

• The expert will conduct their duties in respect to the TdhK charter and the TdhK Child Protection Policy.
• The expert will undertake and perform obligations in the interest of TdhK in all circumstances.
• The expert will direct their activities and engagements regardless of political, racial or religious convictions.

1. Responsibilities

In close cooperation with TdhK and partners, the expert will have the following responsibilities:

• Review relevant laws, by-laws, and administrative instructions governing licensed CSO service providers;
• Review the results of the Training Needs Assessment (TNA) and training report;
• Identify key documentation gaps and administrative tools required by CSOs.
• Draft a minimum of 10–12 editable templates/forms (Word/Excel formats), aligned with legal requirements and sector standards;
• Produce templates covering (at minimum): finance, HR, safeguarding, case management, complaints reporting, partnership agreements, internal procedures, etc.;
• Ensure that templates are practical, compliant, and adaptable for CSOs of various sizes.
• Draft simple, step-by-step instructions accompanying each template (purpose, how to use, required annexes, responsible roles, etc.);
• Ensure clarity, accessibility, and usability for CSOs with limited administrative capacity.
• Present the draft package to TdhK for feedback and validation;
• Revise templates based on inputs received;
• Submit final versions in Albanian.
• Final editable templates and guidance notes (in Word/Excel);
• One-page overview/introduction of the package for online publication;
• Submission of all deliverables by agreed deadline.

1. Timeline

The task is foreseen to be completed in up to 10 working days within the period between November – December 2025.

* The timeline can be subject to change following a mutual agreement between the Expert, Terre de hommes, and partners.

1. Selection Criteria

• University degree in a relevant field (management, public or social policy, etc.), post-graduate training will be considered advantage;
• Trainings and other certificates related to capacity development, needs assessment, or planning and implementing activities for CSOs;
• Significant experience in capacity development or needs assessment for civil society organizations;
• Strong understanding of legal and regulatory requirements for social/family services;
• Minimum 5 years of general professional experience with specific focus on implementing similar assessments;
• Excellent analytical and reporting skills, including strong argumentation and articulation skills;
• Good communication and coordination skills with various stakeholders (e.g., CSOs, public institutions, donors);
• Knowledge of the national and international legal framework related to social protection and/or social services;
• Knowledge of the duties and responsibilities of institutions working in the field of social service delivery;
• Regardless of experience, proficiency in both Albanian and English is required, proficiency in Serbian is preferred and will be considered advantage.
• Excellent research, analytical and writing skills;
• Excellent coordination and communication skills;
• Excellent organizational skills.

HOW TO APPLY:

All qualified applicants are strongly encouraged to apply and to submit the following documents to [email protected] :

• Curriculum Vitae in English;
• Letter of interest;
• Work methodology;
• Net Financial offer;

Application for this service will be open from 27.11.2025 until 11.12.2025, at 17:00. Please include “Local Expert for the Development of the Internal Organizational Procedures Package for CSO Service Providers” in the subject line.

Please note that applications received after the deadline will not be considered.

Child Safeguarding policy:

To commit to respect TdhK Risk Management Policies including Global Code of Conduct, Commitments towards Child Safeguarding, Anti-Fraud and Corruption Policy, Security and Safety Policy, and General Data Protection Regulation (GDPR).

Due to the high numbers of applications, TdhK is not in a position to respond to everyone individually. Please note that only short-listed candidates will be contacted.